Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja dwudniowej konferencji wraz z noclegiem i wyżywieniem, a także zaprojek.,wyko. i dostawa materiałów prom. na potrzeby konferencji nt. promowania zasadności uczenia się przez całe życie,KPO

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Regionalny Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli "WOM" w Katowicach

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 001403119

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Kardynała Wyszyńskiego 7

1.5.2.) Miejscowość: Katowice

1.5.3.) Kod pocztowy: 40-132

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekr@womkat.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: womkat.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja dwudniowej konferencji wraz z noclegiem i wyżywieniem, a także zaprojek.,wyko. i dostawa materiałów prom. na potrzeby konferencji nt. promowania zasadności uczenia się przez całe życie,KPO

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-0574724a-c16b-4bad-9412-c9739638051b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00410207

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-09-05

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00103641/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Organizacja dwudndla osób prowadzących doradztwo zawodowe w województwie śląskim dla uczniów i osób dorosłychiowej konferencji metodycznej

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

W ramach zadania Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO), Inwestycja A3.1. 1 Wsparcie rozwoju nowoczesnego kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie”

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-0574724a-c16b-4bad-9412-c9739638051b

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
2. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
4. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
5. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub w konkursie (Dz. U. poz. 2452). 6. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247), z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.
W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.
7. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:
1. w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub
2. jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z
dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”,
informuję, że:
a)
administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Jerzy Grad Dyrektor Regionalnego
Ośrodka Doskonalenia Nauczycieli „WOM” z siedzibą w Katowicach, ul. ks. kard. Stefana Wyszyńskiego
7
Strona 28 z 30
b)
inspektorem ochrony danych osobowych jest Pan Jakub Musiał, adres poczty elektronicznej:
iod@womkat.edu.pl ; adres do korespondencji pisemnej jak w punkcie 1 litera „a”.
c)
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu
związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego: nr ZP.272.4.2025.ZD pn.
Organizacja dwudniowej konferencji wraz z noclegiem i wyżywieniem, a także
zaprojektowanie, wykonanie i dostawa materiałów promocyjnych na potrzeby konferencji
nt. promowania zasadności uczenia się przez całe życie, poprzez organizację wydarzeń:
Konferencje metodyczne dwudniowe dla osób prowadzących doradztwo zawodowe w
województwie śląskim dla uczniów i osób dorosłych: w ramach zadania Krajowy Plan
Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO), Inwestycja A3.1. 1 Wsparcie rozwoju
nowoczesnego kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe
życie” – projekt pn. : „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych
działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe
życie, w tym uczenia się dorosłych”
d)
odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona
zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy z dnia 11 września
2019 roku – Pzp ( Dz. U. z 2019 r. poz. 2019), dalej „ustawa Pzp”;
e)
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez
okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy
przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; zgodnie z
Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych (tj. Dz.U z 2011 nr 14, poz. 67 z późn. zm.) teczki aktowe będą przechowywane w
archiwum zakładowym przez okres 5 lat w przypadku dokumentacji zamówień publicznych oraz 10 lat
w przypadku umów zawartych w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych;
5)
obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana
dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych
wynikają z ustawy Pzp;
6)
w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób
zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 7) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− w przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO wymagałoby
niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania
dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub
daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
− w przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO wymagałoby
niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania
dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty
zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Strona 29 z 30
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (przy czym
korzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz
nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników)
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych
osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (przy czym prawo do
ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu
zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej
lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa
członkowskiego);
− wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO , nie ogranicza przetwarzania danych
osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pani/Pan, że
przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
8) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż
podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
9) Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Wykonawcy obowiązku informacyjnym
wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną
Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska
od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z
wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
10) Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub
uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o
udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie
niezgodnym z ustawą Pzp.
11) W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o
którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu
zakończenia tego postępowania.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.272.4.2025.DZ

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 3

4.1.10.) Ofertę można składać na jedną część

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Organizacja noclegu i wyżywienia na dwudniowej konferencji nt. promowania zasadności uczenia się przez całe życie, poprzez organizację wydarzeń: Konferencja metodyczna dwudniowa dla osób prowadzących doradztwo zawodowe w województwie śląskim dla uczniów i osób dorosłych: w ramach zadania Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) w dniach 24 - 25 października 2025 r.
A. Zakres zamówienia obejmuje organizację noclegu i wyżywienia w związku z organizacją dwudniowej konferencji (pobyt i obsługa - nocleg, wyżywienie) dla 60 uczestników konferencji oraz dodatkowo wyżywienie dla 20 uczestników konferencji, którzy będą uczestniczyć bez noclegu.

2. Podstawowe założenia dotyczące organizacji wydarzenia:
2.1 Uczestnicy konferencji: nauczyciele − Zamawiający przewiduje udział maks. 80 osób w formule stacjonarnej: 60 osób z noclegiem i 20 osób bez noclegu
Wskazana ilość osób ma charakter szacunkowy i Zamawiający nie gwarantuje ich całkowitej realizacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji tj. do zmniejszenia ilościowego zakresu przedmiotu zamówienia maksimum do 80% wielkości wskazanej w punkcie dotyczącej grupy osób uczestniczących w konferencji bez noclegu.
W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, proporcjonalnie zmniejszeniu ulegnie wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń w stosunku do niezrealizowanej części zamówienia.
2.2 Planowany termin organizacji wydarzenia: 24 październik 2025 r. i 25 październik 2025 r.
2.3 Obiekt na potrzeby konferencji w dniach 24 październik 2025 r. i 25 październik 2025r. roku spełniał będzie następujące wymogi:
- Miejsce realizacji: obiekt znajdujący się, w powiecie kłobuckim, częstochowskim, myszkowskim i zawierciańskim.
- Miejsce zakwaterowania - obiekt spełniający wymagania przewidziane dla hotelu min 3 gwiazdkowego w przepisach ustawy o usługach turystycznych i przepisach wykonawczych do ustawy;
- Hotel zapewnia bezpłatny parking dla uczestników konferencji
- Zakwaterowanie uczestników oraz realizacja całego przedmiotu zamówienia, tj. noclegi, wyżywienie, sale konferencyjne musi odbywać się na terenie jednego obiektu (możliwość wykorzystania budynków przyległych do obiektu.)
- Wynajmowana przestrzeń musi być przystosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami .
Zapewnienie noclegu od 24.10.2025 do 25.10.2025 wg następującej konfiguracji:
• pokoje 1- osobowe (10 pokoi) i 2- osobowe (25 pokoi) z pełnym węzłem sanitarnym, wyposażone w TV i bezprzewodowy Internet
• śniadanie musi być wliczone w cenę noclegu i serwowane w tym samym obiekcie/hotelu, w którym będą świadczone usługi
Zapewnienie wyżywienia wg następującej konfiguracji:
• Poczęstunek kawowy powitalny dla 80 osób w dniu 24.10.2025 r.
• Obiad w dniach 24 10. 2025 (80 osób) i 25.10.2025 (80 osób)w formie bufetu
• Kolacja w formie bufetu w dniu 24.10.2025 dla 60 osób
• Przerwa kawowa w dniu 25.10.2025 dla 80 osób

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla zadania 1 stanowi załącznik nr 1a do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji tj. do zmniejszenia ilościowego zakresu przedmiotu zamówienia maksimum do 80% wielkości wskazanej w punkcie dotyczącej grupy osób uczestniczących w konferencji bez noclegu.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-10-24 do 2025-10-25

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 4.1 Sposób oceny oferty w kryterium cena (Kc) .
Do oceny w przypadku kryterium „cena” będzie brana pod uwagę cena brutto czyli obejmująca podatek VAT. Każdej z ofert przyznane zostaną punkty wyliczone wg wzoru:
Kcn – liczba punktów przyznana ofercie n w kryterium Kc Kcn = (najniższa cena spośród wszystkich przedstawionych cen przez wykonawców, których oferty nie podlegały odrzuceniu / cena oferty badanej ) x 60.
4.2 Sposób oceny oferty w kryterium „liczba gwiazdek posiadanych przez hotel” (standard hotelu w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2166). Punkty za to kryterium zostaną przyznane na podstawie informacji o liczbie gwiazdek podanych w załączniku nr 2a do SWZ – formularzu ofertowym. Punkty zostaną przyznane zgodnie z zasadą:
4.2.1 W przypadku, gdy Wykonawca wykaże, że liczba gwiazdek posiadanych przez hotel wynosi:
3 gwiazdki – zamawiający przyzna 0 punktów;
4.2.2 W przypadku, gdy Wykonawca wykaże, że liczba gwiazdek posiadanych przez hotel wynosi:
4 gwiazdki – zamawiający przyzna 10 punktów;
4.2.3 W przypadku, gdy Wykonawca wykaże, że liczba gwiazdek posiadanych przez hotel wynosi:
5 gwiazdek – zamawiający przyzna 20 punktów.

4.3 Sposób oceny oferty w kryterium „możliwość wcześniejszego zameldowania”. Punkty za to kryterium zostaną przyznane na podstawie informacji o deklarowanym terminie realizacji zamówienia, określonym w załączniku nr 2a do SWZ – formularzu ofertowym. Punkty zostaną przyznane zgodnie z zasadą:
4.3.1 W przypadku, braku możliwości wcześniejszego zameldowania (tj. zgodnie z regulaminem Wykonawcy ) - zamawiający przyzna 0 punktów
4.3.2 W przypadku, możliwości wcześniejszego zameldowania (tj. od godziny 11.00 rano) - zamawiający przyzna 20 punktów

UWAGA: W przypadku braku wskazania możliwości wcześniejszego zameldowania, Zamawiający odrzuci ofertę jako niezgodną z SWZ

4.4. Łączna liczba punktów przyznawanych z uwzględnieniem wagi poszczególnych kryteriów zostanie ustalona według poniższego wzoru:
S=Kc+Klg+Kwz,
gdzie
S – suma punktów przyznanych
Kc - cena
Klg – liczba gwiazdek posiadanych przez hotel
Kwz - możliwość wcześniejszego zameldowania

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Liczba gwiazdek posiadanych przez hotel

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Możliwość wcześniejszego zameldowania

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Organizacja noclegu i wyżywienia na dwudniowej konferencji nt. promowania zasadności uczenia się przez całe życie, poprzez organizację wydarzeń: Konferencja metodyczna dwudniowa dla osób prowadzących doradztwo zawodowe w województwie śląskim dla uczniów i osób dorosłych: w ramach zadania Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) w dniach w dniach 14 – 15 listopada 2025 roku.
A. Zakres zamówienia obejmuje organizację noclegu i wyżywienia w związku z organizacją dwudniowej konferencji (pobyt i obsługa - nocleg, wyżywienie) dla 60 uczestników konferencji oraz dodatkowo wyżywienie dla 20 uczestników konferencji, którzy będą uczestniczyć bez noclegu.

2. Podstawowe założenia dotyczące organizacji wydarzenia:
2.3 Uczestnicy konferencji: nauczyciele − Zamawiający przewiduje udział maks. 80 osób w formule stacjonarnej: 60 osób z noclegiem i 20 osób bez noclegu
Wskazana ilość osób ma charakter szacunkowy i Zamawiający nie gwarantuje ich całkowitej realizacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji tj. do zmniejszenia ilościowego zakresu przedmiotu zamówienia maksimum do 80% wielkości wskazanej w punkcie dotyczącej grupy osób uczestniczących w konferencji bez noclegu.
W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, proporcjonalnie zmniejszeniu ulegnie wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń w stosunku do niezrealizowanej części zamówienia.
2.4 Planowany termin organizacji Wydarzenia: 14 listopad 2025 r. i 15 listopad 2025 r.
2.3 Obiekt na potrzeby konferencji w dniach 14 i 15 listopada 2025 roku spełniał będzie następujące wymogi:
- Miejsce realizacji: obiekt znajdujący się w miastach Jastrzębie Zdrój, Rybnik oraz w powiatach: raciborskim, wodzisławskim, rybnickim
- Miejsce zakwaterowania - obiekt spełniający wymagania przewidziane dla hotelu min 3 gwiazdkowego w przepisach ustawy o usługach turystycznych i przepisach wykonawczych do ustawy;
- Hotel zapewnia bezpłatny parking dla uczestników konferencji
- Zakwaterowanie uczestników oraz realizacja całego przedmiotu zamówienia, tj. noclegi, wyżywienie, sale konferencyjne musi odbywać się na terenie jednego obiektu (możliwość wykorzystania budynków przyległych do obiektu.)
- Wynajmowana przestrzeń musi być przystosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami .
Zapewnienie noclegu od 14.11.2025 do 15.11.2025 wg następującej konfiguracji:
• pokoje 1- osobowe (10 pokoi) i 2- osobowe (25 pokoi) z pełnym węzłem sanitarnym, wyposażone w TV i bezprzewodowy Internet
• śniadanie musi być wliczone w cenę noclegu i serwowane w tym samym obiekcie/hotelu, w którym będą świadczone usługi.
Zapewnienie wyżywienia wg następującej konfiguracji:
• Poczęstunek kawowy powitalny dla 80 osób w dniu 14.11.2025 r.
• Obiad w dniach 14.11. 2025 (80 osób) i 15.11.2025 (80 osób)w formie bufetu
• Kolacja w formie bufetu w dniu 14.11.2025 dla 60 osób
• Przerwa kawowa w dniu 15.11.2025 dla 80 osób

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla zadania 2 stanowi załącznik nr 1b do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji tj. do zmniejszenia ilościowego zakresu przedmiotu zamówienia maksimum do 80% wielkości wskazanej w punkcie dotyczącej grupy osób uczestniczących w konferencji bez noclegu.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-11-14 do 2025-11-15

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 4.1 Sposób oceny oferty w kryterium cena (Kc) .
Do oceny w przypadku kryterium „cena” będzie brana pod uwagę cena brutto czyli obejmująca podatek VAT. Każdej z ofert przyznane zostaną punkty wyliczone wg wzoru:
Kcn – liczba punktów przyznana ofercie n w kryterium Kc Kcn = (najniższa cena spośród wszystkich przedstawionych cen przez wykonawców, których oferty nie podlegały odrzuceniu / cena oferty badanej ) x 60.
4.2 Sposób oceny oferty w kryterium „liczba gwiazdek posiadanych przez hotel” (standard hotelu w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2166). Punkty za to kryterium zostaną przyznane na podstawie informacji o liczbie gwiazdek podanych w załączniku nr 2a do SWZ – formularzu ofertowym. Punkty zostaną przyznane zgodnie z zasadą:
4.2.1 W przypadku, gdy Wykonawca wykaże, że liczba gwiazdek posiadanych przez hotel wynosi:
3 gwiazdki – zamawiający przyzna 0 punktów;
4.2.2 W przypadku, gdy Wykonawca wykaże, że liczba gwiazdek posiadanych przez hotel wynosi:
4 gwiazdki – zamawiający przyzna 10 punktów;
4.2.3 W przypadku, gdy Wykonawca wykaże, że liczba gwiazdek posiadanych przez hotel wynosi:
5 gwiazdek – zamawiający przyzna 20 punktów.

4.3 Sposób oceny oferty w kryterium „możliwość wcześniejszego zameldowania”. Punkty za to kryterium zostaną przyznane na podstawie informacji o deklarowanym terminie realizacji zamówienia, określonym w załączniku nr 2a do SWZ – formularzu ofertowym. Punkty zostaną przyznane zgodnie z zasadą:
4.3.1 W przypadku, braku możliwości wcześniejszego zameldowania (tj. zgodnie z regulaminem Wykonawcy ) - zamawiający przyzna 0 punktów
4.3.2 W przypadku, możliwości wcześniejszego zameldowania (tj. od godziny 11.00 rano) - zamawiający przyzna 20 punktów

UWAGA: W przypadku braku wskazania możliwości wcześniejszego zameldowania, Zamawiający odrzuci ofertę jako niezgodną z SWZ

4.4. Łączna liczba punktów przyznawanych z uwzględnieniem wagi poszczególnych kryteriów zostanie ustalona według poniższego wzoru:
S=Kc+Klg+Kwz,
gdzie
S – suma punktów przyznanych
Kc - cena
Klg – liczba gwiazdek posiadanych przez hotel
Kwz - możliwość wcześniejszego zameldowania

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Liczba gwiazdek posiadanych przez hotel

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Możliwość wcześniejszego zameldowania

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 3

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zaprojektowanie, wykonanie i dostawa materiałów promocyjnych (zgodnie z wytycznymi) na potrzeby dwudniowych konferencji nt. promowania zasadności uczenia się przez całe życie, poprzez organizację wydarzeń: Konferencje metodyczne dwudniowe dla osób prowadzących doradztwo zawodowe w województwie śląskim dla uczniów i osób dorosłych w ramach zadania Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO).
A. Zakres zamówienia obejmuje zaprojektowanie, wykonanie i dostawę materiałów promocyjnych zgodnie z wytycznymi na adres Zamawiającego.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

22462000-6 - Materiały reklamowe

39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 15 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 4.1. Sposób oceny oferty w kryterium cena (Kc) .
Do oceny w przypadku kryterium „cena” będzie brana pod uwagę cena brutto czyli obejmująca podatek VAT. Każdej z ofert przyznane zostaną punkty wyliczone wg wzoru:
Kcn – liczba punktów przyznana ofercie n w kryterium Kc Kcn = (najniższa cena spośród wszystkich przedstawionych cen przez wykonawców, których oferty nie podlegały odrzuceniu / cena oferty badanej ) x 60.
4.2 Sposób oceny oferty w kryterium „termin realizacji zamówienia”.
Punkty za to kryterium zostaną przyznane na podstawie informacji o deklarowanym terminie realizacji zamówienia, określonym w załączniku nr 2c do SWZ – formularzu ofertowym. Punkty zostaną przyznane zgodnie z zasadą:
4.2.1 Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 15 dni kalendarzowych od zawarcia umowy – 0 pkt
4.2.2 Termin realizacji przedmiotu zamówienia: od 10 do 14 dni kalendarzowych od zawarcia umowy – 20 pkt
4.2.3 Termin realizacji przedmiotu zamówienia: do 9 dni kalendarzowych od zawarcia umowy – 40 pkt

UWAGA: W przypadku braku wskazania terminu realizacji zamówienia, Zamawiający odrzuci ofertę jako niezgodną z SWZ

4.7 Łączna liczba punktów przyznawanych z uwzględnieniem wagi poszczególnych kryteriów zostanie ustalona według poniższego wzoru:
S=Kc+T
gdzie
S – suma punktów przyznanych
Kc - cena
T – Termin realizacji zamówienia

5. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
6. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty, w sposób o którym mowa w ust. 8, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę lub koszt.
7. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen lub kosztów wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. INFORMACJE O WARUNKACH UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 108 ust.1 ustawy Pzp i art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,,
2. spełniają warunki udziału w postępowaniu, o ile zostały one określone na podstawie art. 112 ustawy Pzp, Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym - Zamawiający nie formułuje warunku udziału w postępowaniu w tym zakresie;
2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - Zamawiający nie formułuje warunku udziału w postępowaniu w tym zakresie;
3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający nie formułuje warunku udziału
w postępowaniu w tym zakresie;
4. zdolności technicznej lub zawodowej; Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek
w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
Dla zadania 1:
4.1. w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie:
1) dwie usługi odpowiadające przedmiotowi zamówienia, to jest usługę polegającą na świadczeniu usługi hotelarskiej w zakresie zakwaterowania, wyżywienia i udostępnienia sali konferencyjnej wraz z obsługą cateringową o wartości min. 25 000 zł .

Dla zadania 2:
4.2. w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie:
1) dwie usługi odpowiadające przedmiotowi zamówienia, to jest usługę polegającą na świadczeniu usługi hotelarskiej w zakresie zakwaterowania, wyżywienia i udostępnienia sali konferencyjnej wraz z obsługą cateringową o wartości min. 25 000 zł .

Dla zadania 3:
4.3. Zamawiający nie precyzuje szczegółowego warunku w tym zakresie.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 2.1. Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania , aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; Wzór wykazu usług dla zadania 1 i dla zadania 2 stanowi załącznik nr 4 do SWZ.
Uwaga! Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz, o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1.1. Oferta składana jest pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Ofertę należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.
1.2. Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale III sekcja 1 oraz sekcja 2 SWZ. Oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane podmiotowe środki dowodowe, wskazane w rozdziale IV sekcja 2 ust. 2.1 SWZ. Oświadczenie należy złożyć zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ.
1.3. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1.2 składają odrębnie:
1) wykonawca/każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu;
2) podmiot udostępniający zasoby, na którego potencjał powołuje się Wykonawca celem potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim podmiot udostępnia swoje zasoby Wykonawcy 1.4. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest załączyć:
1) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania,
2) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów opisanych w pkt 1),
3) zobowiązanie, o którym mowa w rozdziale I, sekcja 5 ust. 5.3 oraz 5.4 SWZ w przypadku polegania na zasobach podmiotu udostępniającego zasób Wykonawcy;
4) w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
a) pełnomocnictwo, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postepowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno zawierać w szczególności wskazanie: - postępowania o zamówienie publicznego, którego dotyczy, - wszystkich wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby, - ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego pełnomocnictwa,
b) oświadczenie, o którym mowa w rozdziale I sekcja 4 ust. 4.3 SWZ (Zamawiający dopuszcza złożenia tego oświadczenia na formularzu ofertowym);
1.5. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w ust. 1.4 pkt. 1), jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.
1.6. Zapisy ust. 1.4 pkt 2) stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
1.7. Zapisy ust. 1.4 pkt 1) i pkt 2), ust. 1.5 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp .

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

4.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego. W takim przypadku Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.
4.2. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia (o ile zostały sformułowane) wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi , do realizacji których te zdolności są wymagane.
4.3. W przypadku, o którym mowa w ust. 4.2 wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Dotyczy także wspólników spółki cywilnej.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zmiany postanowień niniejszej umowy mogą nastąpić wyłącznie w okolicznościach, o których mowa w art. 455 ust. 1 i 2 ustawy Pzp i pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnego aneksu skutecznego po podpisaniu przez obie Strony.
2. Zamawiający, działając zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp może wyrazić zgodę na dokonanie zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie:
1) terminu wykonania przedmiotu umowy lub innych terminów wskazanych w umowie:
a) jeżeli konieczność ich zmiany jest wynikiem okoliczności, za które odpowiedzialny jest Zamawiający, i jeżeli stanowi ono następstwo: − zmiany w strukturze lub organizacji Zamawiającego, − konieczności dokonania zmiany w obszarze finansowania zamówienia ,
b) jeśli konieczność zmiany jest wynikiem wystąpienia siły wyższej, o której mowa w § 11;
c) jeśli konieczność zmiany powstała na skutek okoliczności, których przy dołożeniu należytej staranności nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy;
2) parametrów technicznych lub materiałów użytych do produkcji materiałów pod warunkiem, że zamienniki będą przedstawiały co najmniej taką samą wartość i jakość jak pierwotne materiały oraz nie wpłyną na efekt wizualny materiałów i nie zwiększą wynagrodzenia Wykonawcy:
a) jeśli nastąpiły zjawiska zmieniające warunki umowy, np. przerwanie łańcucha dostaw, ograniczenia w dostępności produktów i materiałów,
b) jeśli konieczność zmiany jest wynikiem wystąpienia siły wyższej, o której mowa w § 11,
c) jeśli konieczność zmiany powstała na skutek okoliczności, których przy dołożeniu należytej staranności nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy;
3) wysokości wynagrodzenia w sytuacji, kiedy zmiana ta będzie korzystna dla Zamawiającego, tzn. na cenę niższą (upusty, rabaty przy zachowaniu dotychczasowego zakresu świadczenia).
3. W razie wątpliwości, przyjmuje się, że nie wymagają aneksowania umowy następujące zmiany:
1) zmiany danych do kontaktu, zmiany danych teleadresowych, zmiany danych związanych z obsługą administracyjno – organizacyjną umowy,
2) zmiany danych rejestrowych.
4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy także w przypadkach, gdy wynikną rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzuje umowę w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów.
5. Dopuszcza się dokonanie zmian umowy, poprawianie błędów i oczywistych omyłek słownych, literowych i liczbowych, zmiana układu graficznego lub numeracji i jednostek redakcyjnych niepowodujących zmian celu i istoty umowy.
6. Zmiany umowy oraz wszelkie uzupełnienia jej treści wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-09-15 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć poprzez System w terminie do dnia 15.09.2025 r. do godz. 10:00 przy użyciu Platformy e-Zamówienia, dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl. Oferta musi być złożona przed upływem terminu składania ofert.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-09-15 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-10-14

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Pełna nazwa postępowania: Organizacja dwudniowej konferencji wraz z noclegiem i wyżywieniem, a także zaprojektowanie, wykonanie i dostawa materiałów promocyjnych na potrzeby konferencji nt. promowania zasadności uczenia się przez całe życie, poprzez organizację wydarzeń: Konferencje metodyczne dwudniowe dla osób prowadzących doradztwo zawodowe w województwie śląskim dla uczniów i osób dorosłych: w ramach zadania Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO), Inwestycja A3.1. 1 Wsparcie rozwoju nowoczesnego kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie” – projekt pn. : „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych”


c.d. pkt. 3.6. 8.Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1913 oraz z 2021 r. poz. 1655) wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.
9. Kom. w post., z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. F
10. Złożenie oferty w trybie podstawowym poprzez System ezamowienia.pl wymaga posiadania przez Wykonawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.
11. Kwalifikowany podpis elektroniczny, wystawiony przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne – podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U z 2019 r., poz. 162).
12. Podpis zaufany jest zgodnie z art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informacji działalności podmiotów realizujących działania publiczne (tekst jednolity Dz. U. 2020.346) podpisem elektronicznym, którego autentyczność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji.
13. Podpis osobisty to podpis zdefiniowany w art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (tekst jednolity Dz. U. 2020.332). Jest to zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 11 rozporządzenia eIDAS, weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego.
14. Pliki można podpisać przed dołączeniem do systemy za pomocą zewnętrznych narzędzi do podpisu lub po dołączeniu do Systemu e-ZP przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.
15. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
16. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.
17. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).