Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Zakup kompleksowej usługi organizacji spotkań, konferencji, szkoleń i seminariów na potrzeby Narodowego Centrum Badań i Rozwoju z podziałem na 2 zadania

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzi zamawiający centralny

1.2.) Nazwa zamawiającego: Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 141032404

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Chmielna 69

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-801

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@ncbr.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.gov.pl/web/ncbr

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - agencja wykonawcza

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Zarządzanie i realizacja strategicznych programów badań naukowych i prac rozwojowych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zakup kompleksowej usługi organizacji spotkań, konferencji, szkoleń i seminariów na potrzeby Narodowego Centrum Badań i Rozwoju z podziałem na 2 zadania

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-8b98c226-cd25-4dcb-9669-53bc53738156

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00436745

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-09-23

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00103265/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.21 Zakup usług hotelarskich w zakresie organizacji spotkań, konferencji, szkoleń i seminariów na potrzeby NCBR w celu zapewnienia odpowiednich warunków lokalowych, technicznych oraz gastronomicznych

1.3.22 Zakup usług hotelarskich w zakresie organizacji spotkań, konferencji, szkoleń i seminariów na potrzeby NCBR w celu zapewnienia odpowiednich warunków lokalowych, technicznych oraz gastronomicznych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

FERS, FENG, KKP

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/ncbr

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/ncbr

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 sierpnia 2023 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.
2. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym pod rygorem nieważności. Wykonawca składa ofertę (w formacie danych: .doc, .docx, .pdf) wraz z załącznikami za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/ncbr.

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://platformazakupowa.pl/pn/ncbr

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Załącznik nr 6 do PPU

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Załącznik nr 6 do PPU

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Tak

4.1.2.) Numer referencyjny: 31/25/TPBN

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 3306650,00 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji spotkań, konferencji, szkoleń i seminariów, w skład której wchodzą m.in.: wynajem sali, usługi gastronomiczne i inne usługi towarzyszące, na terenie m. st. Warszawy na potrzeby Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, w tym w ramach realizowanych programów. Zamawiający szacuje, że w ramach Umowy, w okresie 24 (dwudziestu czterech) miesięcy, zrealizuje ok. 30 (trzydziestu) spotkań, jedno-, dwu-, trzy-, lub czterodniowych. Maksymalna liczba osób w zamówieniu podstawowym, która weźmie udział w spotkaniach to 4270 (cztery tysiące dwieście siedemdziesiąt) osób, minimalna liczba – 2135 (dwa tysiące sto trzydzieści pięć) osób.
Powyższe zakresy mają wyłącznie charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega, że wskazane powyżej liczby przewidywanych spotkań i osób mogą się zmieniać w zależności od bieżących potrzeb

4.2.5.) Wartość części: 1686650,00 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

1. Zamawiającemu w ramach realizacji Umowy przysługuje prawo do skorzystania z Prawa Opcji w zakresie wydłużenia terminu realizacji Umowy o maksymalnie 12 miesięcy do łącznie 36 miesięcy od dnia zawarcia Umowy. Po upływie 24 miesięcy realizacji Umowy, w przypadku niewykorzystania kwoty wynagrodzenia brutto, Zamawiający zastrzega sobie możliwość przedłużenia terminu obowiązywania Umowy do czasu wykorzystania części lub wszystkich pozostałych środków, maksymalnie o kolejne 12 miesięcy. Przedłużenie terminu obowiązywania Umowy oznaczać będzie dalsze świadczenie Usług przez Wykonawcę w zakresie i za wynagrodzeniem określonym w Umowie. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Usług w ramach prawa opcji, zgodnie z warunkami i na zasadach przewidzianych dla zamówienia podstawowego. Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie jest obowiązkowe.
2. Prawo Opcji może zostać zrealizowane przez Zamawiającego w ramach jednego bądź większej liczby zamówień.
3. Zamawiający może skorzystać z Prawa Opcji od dnia zawarcia Umowy do dnia jej zakończenia, z zastrzeżeniem ust. 1 powyżej. Usługi w ramach Prawa Opcji będą zrealizowane w terminach określonych w odrębnych zamówieniach.
4. Uruchomienie Prawa Opcji, następuje poprzez złożenie przez Zmawiającego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z Prawa Opcji w określonym przez Zamawiającego zakresie, z zastrzeżeniem, iż Zamawiający o zamiarze skorzystania z prawa, o którym mowa w ust. 1 powyżej, jest zobowiązany poinformować Wykonawcę, nie później niż na 30 dni przed upływem okresu 24 miesięcy realizacji Przedmiotu Umowy.
5. W przypadku wykorzystania przed upływem 24 miesięcy realizacji zamówienia podstawowego kwoty wynagrodzenia brutto Umowa wygasa.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 36 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Punktowo

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 35

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Zaszeregowanie hotelu

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Odległość hotelu od siedziby Dworca Kolejowego Warszawa Centralna

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium: aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy

4.3.5.) Nazwa kryterium: Aspekty społeczne

4.3.6.) Waga: 5

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak

4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji spotkań, konferencji, szkoleń i seminariów, w skład której wchodzą m.in.: wynajem sali, usługi gastronomiczne i inne usługi towarzyszące, na terenie m. st. Warszawy na potrzeby Krajowego Punktu Kontaktowego NCBR, w tym w ramach realizowanych programów. Zamawiający szacuje, że w ramach umowy, w okresie 24 (dwudziestu czterech) miesięcy, zrealizuje ok. 30 (trzydzieści) spotkań, jedno-, dwu- lub trzydniowych-. Maksymalna liczba osób w zamówieniu podstawowym, która weźmie udział w spotkaniach to 4000 (cztery tysiące) osób, minimalna liczba – 2000 (dwa tysiące) osób.
Powyższe zakresy mają wyłącznie charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega, że wskazane powyżej liczby przewidywanych spotkań i osób mogą się zmieniać w zależności od bieżących potrzeb.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od realizacji maksymalnej liczby uczestników spotkań i rozliczenia umowy jedynie za faktycznie wykonane usługi.

4.2.5.) Wartość części: 1620000,00 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

1. Zamawiającemu w ramach realizacji Umowy przysługuje prawo do skorzystania z Prawa Opcji w zakresie wydłużenia terminu realizacji Umowy o maksymalnie 12 miesięcy do łącznie 36 miesięcy od dnia zawarcia Umowy. Po upływie 24 miesięcy realizacji Umowy, w przypadku niewykorzystania kwoty wynagrodzenia brutto, Zamawiający zastrzega sobie możliwość przedłużenia terminu obowiązywania Umowy do czasu wykorzystania części lub wszystkich pozostałych środków, maksymalnie o kolejne 12 miesięcy. Przedłużenie terminu obowiązywania Umowy oznaczać będzie dalsze świadczenie Usług przez Wykonawcę w zakresie i za wynagrodzeniem określonym w Umowie. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Usług w ramach prawa opcji, zgodnie z warunkami i na zasadach przewidzianych dla zamówienia podstawowego. Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie jest obowiązkowe.
2. Prawo Opcji może zostać zrealizowane przez Zamawiającego w ramach jednego bądź większej liczby zamówień.
3. Zamawiający może skorzystać z Prawa Opcji od dnia zawarcia Umowy do dnia jej zakończenia, z zastrzeżeniem ust. 1 powyżej. Usługi w ramach Prawa Opcji będą zrealizowane w terminach określonych w odrębnych zamówieniach.
4. Uruchomienie Prawa Opcji, następuje poprzez złożenie przez Zmawiającego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z Prawa Opcji w określonym przez Zamawiającego zakresie, z zastrzeżeniem, iż Zamawiający o zamiarze skorzystania z prawa, o którym mowa w ust. 1 powyżej, jest zobowiązany poinformować Wykonawcę, nie później niż na 30 dni przed upływem okresu 24 miesięcy realizacji Przedmiotu Umowy.
5. W przypadku wykorzystania przed upływem 24 miesięcy realizacji zamówienia podstawowego kwoty wynagrodzenia brutto Umowa wygasa.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 36 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Punktowo

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 35

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Zaszeregowanie hotelu

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Odległość hotelu od siedziby Dworca Kolejowego Warszawa Centralna

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium: aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy

4.3.5.) Nazwa kryterium: Aspekty społeczne

4.3.6.) Waga: 5

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak

4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego w rozdziale VI SWZ warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Zamawiający uzna warunek w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał / wykonywał co najmniej 3 usług (umów), polegające na świadczeniu usług w zakresie organizacji spotkań, konferencji, szkoleń lub seminariów, o wartości co najmniej 100 000,00 (sto tysięcy) złotych brutto każda, obejmujących swoim zakresem wynajem sali z wyposażeniem, zapewnienie usługi gastronomicznej, sprzętu (m.in. rzutnik, ekran, mikrofony bezprzewodowe).
W przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wyżej wymieniony warunek dotyczący zdolności technicznej musi spełniać, w całości jeden Wykonawca. Zamawiający nie dopuszcza możliwości łącznego wykazywania spełniania warunku udziału w postępowaniu.
Pod pojęciem usługi wykonanej należy rozumieć usługę zrealizowaną (zakończoną).
Pod pojęciem usługi wykonywanej należy rozumieć usługę będącą w trakcie realizacji (usługę aktualnie wykonywaną), przy czym jeśli Wykonawca powoła się na usługę realizowaną, musi wykazać, że jej już zrealizowana część spełnia ww. wymagania.
Pod pojęciem usługi Zamawiający rozumie jedną umowę zawartą z jednym podmiotem

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającym przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty
sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Wykonawca zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty i oświadczenia, każde odpowiednio podpisane zgodnie z działem VIII pkt 4 SWZ:
1) wypełniony formularz ofertowy (sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ). Wykonawca może złożyć ofertę na własnych formularzach, których treść musi być zgodna z formularzami załączonymi do SWZ;
2) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu i spełnienie warunków udziału w postępowaniu (zgodne w treści z Załącznikiem nr 3 do SWZ), celem potwierdzenia, że na dzień składania ofert Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w rozdziale VII pkt. 1-3 SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców
wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie;
3) oświadczenie Podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3a do SWZ);
4) oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia - załącznik nr 5 do SWZ - dotyczy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia);
5) dokument potwierdzający uprawnienie do podpisania oferty oraz do podpisania lub poświadczenia za zgodność z oryginałem składanych dokumentów lub oświadczeń. Jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru albo ewidencji, dokumentem właściwym jest odpis albo informacja z Krajowego Rejestru Sądowego albo z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo z innego właściwego rejestru albo dokument na podstawie którego dokonuje się wpisu do właściwego rejestru albo ewidencji, np. uchwała właściwego organu Wykonawcy. Zapisy Rozdziału VIII pkt. 4 ppkt. 7) stosuje się odpowiednio;
6) pełnomocnictwo albo inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, w przypadku, gdy ofertę lub załączone do niej dokumenty lub oświadczenia podpisuje lub poświadcza za zgodność z oryginałem osoba, której umocowanie do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z dokumentów, o których mowa w ppkt 5) powyżej. Wraz z pełnomocnictwem należy złożyć dokument, o którym mowa w ppkt 5) powyżej;
7) w przypadku złożenia oferty wspólnej – pełnomocnictwo udzielone liderowi;
8) zobowiązanie podmiotu do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia (o ile dotyczy) wraz z pełnomocnictwem albo innym dokumentem potwierdzającym umocowanie do reprezentowania podmiotu trzeciego;
9) uzasadnienie, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (o ile dotyczy).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (zgodnie z art. 58 ustawy Pzp), pod warunkiem spełnienia następujących wymagań:
1) wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu, albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego;
2) pełnomocnictwo albo inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego należy złożyć razem z ofertą w formie określonej w rozdziale VIII pkt 4 SWZ;
3) każdy z Wykonawców występujących wspólnie obowiązany jest do złożenia oświadczenia, o którym mowa w rozdziale IX pkt 2 SWZ, celem potwierdzenia, że na dzień składania ofert żaden z Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w rozdziale VII pkt 1 i 2 SWZ;
4) przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
5) w odniesieniu do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający może określić wymagania związane z realizacją zamówienia w inny sposób niż w odniesieniu do pojedynczych Wykonawców, jeżeli jest to uzasadnione charakterem zamówienia i proporcjonalne do jego przedmiotu. Wszystkie postanowienia SWZ dotyczą zarówno Wykonawców krajowych, jak i Wykonawców, którzy mają siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Załącznik nr 4 do SWZ, § 10. Zmiany Umowy

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-10-01 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/ncbr

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-10-01 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez ostatnią ze Stron na okres maksymalnie do 36 miesięcy, przy czym 24 miesiące dotyczą realizacji zamówienia podstawowego, a 12 miesięcy dotyczy realizacji Prawa Opcji.
2. W przypadku niewykorzystania środków, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykorzystania pozostałej kwoty wynagrodzenia w ramach Prawa Opcji.
3. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub jego podwykonawcę, na podstawie umowy o pracę minimum jednej osoby wykonującej w trakcie realizacji Umowy niżej wskazane czynności, polegające na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r., poz. 227 t.j.):
a) Koordynatora umowy - w zakresie zapewnienia sali konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem, monitorowania sprawności działania wszystkich urządzeń zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ oraz organizacji wyżywienia zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ.
4. Zamawiający przyzna Wykonawcy punkty zgodnie z określonymi kryteriami w przypadku zatrudnienia przez Wykonawcę lub jego podwykonawcę w trakcie realizacji Umowy, osoby z niepełnosprawnością, w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2025 r., poz. 913 t.j.). Wymóg ten stanowi kryterium oceny ofert.