Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026)”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: KUJAWSKO-POMORSKIE CENTRUM NAUKOWO-TECHNOLOGICZNE IM. PROF. JANA CZOCHRALSKIEGO SP. Z O.O.

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 520386675

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: UL. ZYGMUNTA KRASIŃSKIEGO 4/4A

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: kontakt@centrumczochralskiego.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.centrumczochralskiego.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

BADANIA NAUKOWE I PRACE ROZWOJOWE

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026)”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-955117f7-f4f8-4a46-a476-d1eac058e657

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00302199

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-06-22

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

„Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz rozwoju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, Program Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/centrumczochralskiego

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/centrumczochralskiego

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 4. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim na Platformie Zakupowej (dalej zwana „Platforma”) pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/centrumczochralskiego w zakładce „POSTĘPOWANIA”, pod na-zwą postępowania wskazaną w tytule SWZ. Wymagania techniczne i organizacyjne, związane z wykorzysta-niem Platformy, zostały przedstawione poniżej.
5. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy https://platformazakupowa.pl/pn/centrumczochralskiego.
6. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania oraz odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicz-nych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu zostały opisane w Regu-laminie korzystania z Platformy (adres: https://platformazakupowa.pl/pn/centrumczochralskiego). Składając ofertę Wykonawca akceptuje Regulamin platformazakupowa.pl dla Użytkowników (Wykonawców).
7. Korzystanie z Platformy oznacza każdą czynność ́ Użytkownika, która prowadzi do zapoznania się przez niego z treściami zawartymi na platformazakupowa.pl, z zastrzeżeniem postanowień § 4 Regulaminu.
8. Korzystanie z Platformy odbywać może się wyłącznie na zasadach i w zakresie wskazanym w Regulaminie.
9. Minimalne wymagania techniczne umożliwiające korzystanie ze strony www.platformazakupowa.pl to: prze-glądarka internetowa Internet Explorer, Chrome i FireFox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptującą pliki typu „cookies” oraz łącze internetowe o przepustowości, co najmniej 256 kbit/s. www.platformazakupowa.pl jest zoptymalizowana dla minimalnej rozdzielczości ekranu 1024x768 pik-seli.
10. Zamawiający jednocześnie informuje, że posiadanie konta na Platformie jest dobrowolne, a złożenie oferty w przetargu jest możliwe bez posiadania konta.
11. Jeżeli Użytkownik nie ma konta na platformazakupowa.pl i składa Ofertę bez zakładania konta to ma obowią-zek potwierdzić do czasu zakończenia zbierania ofert adres mailowy podany w formularzu poprzez kliknięcie w link aktywacyjny wysłany w mailu potwierdzającym złożenie Oferty.
12. Na stronie Platformy znajduje się Instrukcja dla Wykonawców.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobod-nego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm.), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Zamawiający – Kujawsko-Pomorskie Centrum Nau-kowo-Technologiczne im. prof. Jana Czochralskiego sp. z o.o. , ul. Krasińskiego 4/4a, 87-100 Toruń;
2) kontakt do inspektora ochrony danych osobowych Zamawiającego: tel. 56 65 30 792, email: kon-takt@centrumczochralskiego.pl;
3) Zamawiający nie działa przez przedstawiciela administratora danych osobowych;
4) dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z zamówieniem nr KPCNT-ZP/5/2025, pn.: „Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026)””.
5) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie do-kumentacja postępowania w oparciu o przepisy prawa;
6) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a w przypadku objęcia niniejszego zamówienia dofinansowaniem z budżetu UE - przez okres wynikający z postanowień zawartej umowy o dofinansowanie pomiędzy Zamawiającym a wła-ściwym organem;
7) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio Zamawiającemu jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
8) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzo-wany;
9) zgodnie z RODO przysługuje Wykonawcy:
a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych - skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z prowadzonym postępowaniem i złożoną ofertą oraz nie może naru-szać integralności protokołu oraz jego załączników,
c) prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych - prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastoso-wania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu pu-blicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego,
e) prawo do wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa);
10) zgodnie z RODO Wykonawcy nie przysługuje:
a) prawo do przenoszenia danych osobowych,
b) prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, po złożeniu oferty,
c) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
d) prawo do usunięcia danych osobowych;
11) Zamawiający nie zamierza przekazywać danych osobowych Wykonawcy do państwa trzeciego lub orga-nizacji międzynarodowej.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 12) Zamawiający informuje, że:
a) Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie;
b) udostępnianie protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobo-wych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biome-trycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamó-wienia;
c) w przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych z prawem wykonawcy do uzyska-nia od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji mię-dzynarodowej oraz prawem otrzymania przez wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskaza-nia dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postę-powania o udzielenie zamówienia;
d) skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RO-DO (z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integral-ności protokołu postępowania oraz jego załączników;
e) w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania;
f) w przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spo-woduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub za-łącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawia-jący nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 roz-porządzenia 2016/679.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: KPCNT-ZP/3/2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego postępowania jest Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum In-nowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026)”. Przedmiotowe zadanie będzie realizowane w dniach 3-7 listopada 2026 roku, przy czym Konferencja odbywać się będzie w dniach 4-6 listopada 2026 r.
2. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu pn.: „Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz roz-woju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, Program Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027, współfinansowanego ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027 w ramach Działania 1.7: Działania na rzecz rozwoju RIS, w tym profesjonalizacja IOB, priorytetu 1: Fundusze Eu-ropejskie na rzecz wzrostu innowacyjności i konkurencyjności regionu.
3. Ramowy harmonogram konferencji pn. „KUJAWSKO-POMORSKIE FORUM INNOWACJI, NAUKI, BIZNESU I SAMORZĄDU (FINBiS’2026)” jest zawarty w załączniku nr 8 do SWZ.
4. Niniejsze postępowanie dotyczy części większego Zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dal-szego podziału postepowania i składania ofert częściowych w niniejszym postępowaniu. Ze względu na grupę docelową, do której skierowane wydarzenie, tożsamość usługi będącej przedmiotem zamówienia, w tym pro-gram, zakwaterowanie, wyżywienie itp. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonania podziału postępo-wania na części i tym samym wykonywania poszczególnych elementów konferencji przez różnych wykonaw-ców. Dopuszczenie możliwości składania ofert częściowych nie znajduje uzasadnienia, gdyż w ocenie Zama-wiającego wiązałoby się to z nadmiernymi trudnościami technicznymi i organizacyjnych oraz byłoby nieeko-nomiczne. Zamówienia tego rodzaju, niezależnie od wartości, są z powodzeniem realizowane przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Ponadto ze względu na konieczność realizacji zadań w ściśle określonych ramach czasowych, konieczność zapewnienia sprawnej i efektywnej komunikacji jak również ograniczone możliwości kadrowe Zamawiającego w zakresie koordynacji i nadzoru kilku potencjalnych wykonawców, niezbędna jest realizacja zamówienia przez jeden podmiot. Jednocześnie wskazać należy, iż przyjęcie rozwiązania komplek-sowego tj. zamówienia niepodzielonego na części, korzystnie wpływa na cenę zamówienia, a także jego czas realizacji. Jest to najbardziej korzystne rozwiązanie, odpowiadające potrzebom Zamawiającego i zasadzie wy-datkowania środków publicznych.
5. Opis skrócony zamówienia:
5.1. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 3/4.11.2026.
5.2. W dniu – 04.11.2026r.:
a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej na min. 100 osób na realizację wykładów oraz pane-li dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026);
b) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 80 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026);
c) Zapewnienie sali oraz kateringu podczas uroczystej kolacji dla min. 70 osób podczas Fo-rum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026);
d) Zapewnienie moderatora w godz. 14:30-19:00;
e) Zapewnienie sali oraz kateringu podczas uroczystej kolacji dla min. 70 osób podczas Fo-rum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026);
f) Zapewnienie szatni;
5.3. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 4/5.11.2026.
5.4. W dniu – 05.11.2026r.:
a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 1 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026);
b) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 2 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026
c) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 100 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026);
d) Zapewnienie lunchu dla min. 100 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samo-rządu (FINBiS’2026);
e) Zapewnienie moderatora w godz. 09:00-17:00;
f) Zapewnienie szatni;
5.5. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 5/6.11.2026.
5.6. W dniu – 06.11.2026r.:
a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 1 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026);
b) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 80 osób podczas realizacji wykładów oraz panelu dyskusyjnych w ramach Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026);
c) Zapewnienie lunchu dla min. 70 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samo-rządu (FINBiS’2026);
d) Zapewnienie szatni;
5.7. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 6/7.11.2026.
5.8. Zapewnienie obsługi multimedialnej wydarzenia pn. Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026):
a) Zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie/zainstalowanie zestawu urządzeń multimedialnych oraz koordynowaniu ich działania podczas wydarzenia w dniu 4, 5 oraz 6 listopada 2026 r. w jednej Sali konferencyjnej (nr 1), w celu stworzenia oprawy audiowizualnej, zgodnie z programem ramowym kon-ferencji,
b) Zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie/zainstalowanie zestawu urządzeń multimedialnych oraz koordynowaniu ich działania podczas wydarzenia w dniu 5 listopada 2026 r. w jednej Sali konferencyj-nej (nr 2), w celu stworzenia oprawy audiowizualnej, zgodnie z programem ramowym konferencji
5.9. Zapewnienie recepcji jako wydzielonej powierzchni w niewielkiej odległości od wejścia do budynku.
5.10. Zapewnienie przestrzeni w holu głównym celem przygotowania max 8 stanowisk wystawienniczych/ promocyjnych firm i partnerów Forum.
5.11. Zapewnienie - w godzinach trwania konferencji (podczas trwania paneli) tj. I, II i III dnia - tłumacza sy-multanicznego języka angielskiego.
5.12. Zapewnienie bezpłatnego parkingu dla Organizatorów oraz prelegentów i panelistów.
5.13. Zapewnienie zamykanego pomieszczenia organizacyjnego dla Organizatorów.
5.14. Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania z noclegów w poszczególnych dobach, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 28 października 2026 i na tej podstawie na-stąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie kosztów noclegu/osobę. W celu kalkulacji oferty należy przy-jąć minimalną ilość planowanych osób nocujących w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy dodatkowo podać koszt noclegu za 1 dobę (brutto). W przypadku braku dysponowania odpowiednią ilością pokoi jednoosobowych Zmawiający dopuszcza zaoferowanie przez Wykonawcą pokoi dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania.
5.15. W przypadku kosztów lunchu, przerwy kawowej, kateringu podczas kolacji oraz kolacji Wykonawca sza-cuje na podstawie wyżej wskazanych minimalnych założeń w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy podać koszty jednostkowe poszczególnych usług za 1 osobę (brutto) dla:
- lunchu w dniach 4-6.11.2026 r.,
- przerwy kawowej w dniach 4-6.11.2026 r.,
- kateringu podczas kolacji w dniu 04.11.2026 r.
5.16. Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania lunchu, przerwy kawowej, ca-teringu podczas kolacji, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 28 października 2026 i na tej podstawie nastąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie lunchu, przerwy kawowej, cateringu podczas kolacji.
5.17. Miejsce realizacji zamówienia: Toruń, w promieniu 5 km od Dworca Kolejowego Toruń Główny PKP. Wy-konawca w formularzu ofertowym wskazuje dokładny adres lokalizacji. Zamawiający wymaga aby wszyst-kie usługi wskazane w przedmiotowym opisie przedmiotu zamówienia realizowane były w jednej lokalizacji (jednym kompleksie budynków).
5.18. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku 1 do SWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
6. Zgodnie z art. 95 Pzp Zamawiający określa następujące wymagania dotyczące zatrudniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynno-ści w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495):
Na podstawie stosunku pracy muszą być zatrudnione osoby wykonujące następujące czynności: recep-cja.
Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95: Wykonawca przed podpisaniem umowy przedłoży Zamawiającemu oświadczenie, że osoby uczestniczące w realizacji przedmiotu zamówienia, poza wskazanymi powyżej będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę, zarówno przez Wykonawcę jak i podwykonawcę.
Uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 95 Pzp oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań:
Uprawnienia i sankcje, o których mowa powyżej określone zostały we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr 4 do SWZ.
7. Oferowane, a następnie wykonywane usługi muszą spełniać wszystkie wymagania Zamawiającego zawarte w dokumentach zamówienia.
8. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań. Wyko-nawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w oświadczeniu - załącznik nr 3 do SWZ Informacje dotyczące Wykonawcy, te części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podać firmy podwykonawców, o ile są już znane.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

80522000-9 - Seminaria szkoleniowe

80590000-6 - Usługi seminaryjne

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamawiający gwarantuje wykonanie zamówienia na poziomie finansowym wynoszącym 70%, co oznacza, iż̇ 30% wartości zamówienia stanowi prawo opcji. Zamawiający może, ale nie musi dokonać́ zamówienia w ra-mach prawa opcji, a Wykonawcy nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie. Zamawiający może skorzy-stać́ z prawa opcji w sytuacji, w której liczba uczestników konferencji w zakresie usługi hotelowej i cateringo-wej będzie większa od przewidzianej w Załączniku nr 1 (OPZ), na zasadach wskazanych w Załączniku nr 4 (wzór umowy).

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-11-03 do 2026-11-07

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:
1) cena oferty brutto – 100% maksymalnej liczby punktów.
Maksymalna liczba punktów za spełnienie kryterium cena oferty brutto wynosi 100.
2. Porównanie złożonych ofert zostanie dokonane według poniższych wzorów:
1) Zamawiający dokona oceny i porównania ofert z zastosowaniem tego kryterium następująco:
a) Zamawiający dokona oceny ofert,
b) Zamawiający, w oparciu o podane przez Wykonawcę w treści Formularza ofertowego oferowane ceny za realizację przedmiotu zamówienia,
c) ustalona w powyższy sposób cena całkowita zostanie podstawiona do poniższego wzoru:

P – łączna ocena oferty w zakresie ceny


najniższa oferowana cena
P = ________________________ x 100 - wartość punktowa wagi w kryterium cena oferty brutto
cena badanej oferty

3. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.
4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów, tj. przedstawiająca najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert.
5. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów i oświadczeń. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego.
6. Zamawiający poprawi omyłki w ofercie zgodnie z przepisami określonymi w art. 223 ust. 2 Pzp. O poprawieniu omyłek Zamawiający powiadomi Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
7. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie oraz SWZ oraz uzyskała najwyższy bilans ceny i pozostałych kryteriów oceny ofert, z zastrzeżeniem ust. 8.
8. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny lub kosztu i pozostałych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym - Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
9. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen lub kosztów wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
10. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę w terminie związania ofertą określonym w SWZ. Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.
11. W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 10, oferta podlega odrzuceniu, a Zamawiający zwraca się o wyrażenie takiej zgody do kolejnego Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zacho-dzą przesłanki do unieważnienia postępowania.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający ustanawia następujące warunki udziału w postępowaniu:
1) warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej
Zamawiający ustanawia następujące minimalne poziomy zdolności:
a) w zakresie doświadczenia:
a. Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia winien wykazać się w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert (okres wydłużono w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji), a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie - realizacją minimum trzech usług mających za przedmiot organizację i przeprowadzenia konferen-cji/seminariów/warsztatów/ szkoleń. Wartość łączna wszystkich zrealizowanych (a w przypadku usług ciągłych również wykonywanych usług) i wskazanych przez Wykonawcę w wykazie usług win-na wynosić co najmniej 50.000,00 zł brutto. Wśród ww. usług znaleźć musi się minimum jedna kon-ferencja zrealizowana dla min. 50 osób lub minimum jeden cykl konferen-cji/seminariów/szkoleń/warsztatów zrealizowanych dla min. 80 osób na podstawie jednej umowy, przy zastrzeżeniu, że usługa ww. konferencji/cyklu konferencji/seminariów/szkoleń/warsztatów obejmowała usługi tożsame z przedmiotem niniejszego zamówienia tj. zapewnienie sal, usług wyży-wienia i noclegu.
W celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu, każdy z Wykonawców składa w ofercie oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp, którego treść zawarta jest w załączniku nr 3 do SWZ.
Podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Rozdziale XII składane są przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, na wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w art. 274 ust. 1 ustawy Pzp.
2) warunek dotyczący sytuacji ekonomicznej lub finansowej
Zamawiający nie ustanawia minimalnych poziomów zdolności w tym zakresie.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: b) w celu wykazania spełniania braku podstaw do wykluczenia - Wykonawca składa następujące podmio-towe środki dowodowe:
a. zamiast podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1, 2 lub 4-6 Rozpo-rządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, żąda oświadczenia Wykonawcy o aktu-alności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, w zakresie pod-staw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, tj. oświadczenie winno odno-sić się do podstaw wykluczenia, o których mowa w:
- art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej "ustawą",
- art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego
- art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy - oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, al-bo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informa-cjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitało-wej;
b. oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiają-cego, o których mowa w: art. 108 ust. 1 pkt 3 Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego, art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie kon-kurencji, art. 108 ust. 1 pkt 6 Pzp, tj. informacje zawarte w oświadczeniu winny potwierdzać brak podstaw do wykluczenia, o których mowa w:
- art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,
- art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
- art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
- art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy, Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmio-towych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub doku-mentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
c. oświadczenie Wykonawcy o aktualności dotyczące przesłanek wykluczenia, o których mowa w art. 5k Rozporządzenia 833/2014 - wzór stanowi załącznik nr 6 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) w celu wykazania minimalnych zdolności, określonych w Rozdziale XI ust. 1 pkt 1 lit. a SWZ, wezwany Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powta-rzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadcze-nie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych refe-rencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; Wzór wykazu stanowi załącznik nr 5 do SWZ.
Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

1. W postępowaniu Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków do-wodowych:
Pisemne potwierdzenie zabezpieczenia noclegów na czas trwania konferencji uzyskane od udostępniającego bazę noclegową.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

19. Do oferty należy dołączyć:
1) formularz ofertowy – wzór formularza stanowi załącznik nr 2 do SWZ;
2) przedmiotowe środki dowodowe;
3) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;
4) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegają-cych się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
5) oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz o spełnianiu warunków udzia-łu w postępowaniu - wzór oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu stanowi załącznik nr 3 do SWZ, z uwzględnieniem wymagań zawartych w Rozdziale XI ust. 1 pkt 1 lit. a SWZ (oświadczenie dotyczące pod-miotu trzeciego zostało zawarte w załączniku nr 3a do SWZ);
6) zobowiązanie, o którym mowa w Rozdziale XIII ust. 3 SWZ;
7) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Go-spodarczej lub innego właściwego rejestru w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonaw-cy jest umocowana do jego reprezentowania;

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać́ się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezento-wania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty w postaci elek-tronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność́ za wyko-nanie umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
4. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiają-cy może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współ-pracę tych wykonawców.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
6. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Oświadczenie wstępne skła-da każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie te wstępnie po-twierdza spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia.
7. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia i doku-menty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania, w tym oświadczenie dotyczące przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, jeżeli takowe są wymagane, składa każdy z Wyko-nawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
8. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, dopuszczalne jest wspólne wykazywanie spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w części XI ust. 1 pkt 1) i 2). Nie ustanawia się szczegółowego sposobu spełniania przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunków udziału w postępowaniu.
9. W odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usłu-gi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
10. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Wykonawcy dołączają odpo-wiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonaw-cy. Tekst oświadczenia znajduje się w treści załącznika nr 2 do SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia zawiera załącznik nr 4 do SWZ - Projektowane postanowienia umowy

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-06-30 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/centrumczochralskiego

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-06-30 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-07-29