Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
"Dostawa i wdrożenie systemu Wirtualnego Asystenta Rekrutacji"

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Uniwersytet Artystyczny im. Magdaleny Abakanowicz w Poznaniu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000275808

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Al. Marcinkowskiego 29

1.5.2.) Miejscowość: Poznań

1.5.3.) Kod pocztowy: 60-967

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: joanna.pakulska@uap.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://uap.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

"Dostawa i wdrożenie systemu Wirtualnego Asystenta Rekrutacji"

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-96f0f968-27c6-4c3b-8bfd-e90f077de2b0

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00398283

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-08-29

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00043442/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.6 Zakup i wdrożenie Wirtualnego Asystenta Rekrutacji

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

. “UAP – Uczelnia coraz bardziej dostępna”, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021 – 2027

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-96f0f968-27c6-4c3b-8bfd-e90f077de2b0

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Nie

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W postepowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu następujących narządzi:
1.1. Platformy e - zamówienia, która dostępna jest pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl
1.2. Poczty elektronicznej: joanna.pakulska@uap.edu.pl (nie dotyczy składania ofert).
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na platformie
e–zamówienia.
3. W postępowaniu komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami (nie dotyczy składania ofert) w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza: „Formularz do komunikacji” dostępnego na platformie e-zamówienia. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia lub ID postępowania.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na platformie e – zamówienia.
2. Regulamin korzystania z platformy e – zamówienia, zawierający informacje
dot. wymagań technicznych i organizacyjnych korzystania z platformy, dostępny jest pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/.
3. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem platformy e – zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „zgłoś problem”.
4. Zamawiający wyznacza do kontaktu z wykonawcami osoby wskazane poniżej: Joanna Pakulska joanna.pakulska@uap.edu.pl
5. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na platformie e – zamówienia.
6. Zamawiający przekazuje link do postępowania oraz ID postępowania. Postępowanie należy wyszukać na liście wszystkich postępowań z zakładki Postępowania na platformie e – zamówienia.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.10.) Przyczyny odstąpienia od komunikacji elektronicznej:

zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (art. 65 ust. 1 pkt 4 ustawy)

3.11.) Sposób nieelektronicznego składania ofert, wniosków, oświadczeń oraz innych dokumentów: Zamawiający działając zgodnie z zapisami art. 65 ust. 1 pkt 4) ustawy Pzp odstępuje od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej w części postępowania dotyczącej złożenia próbki, ponieważ nie można przekazać próbki przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Uzasadnienie częściowego odstąpienia od zasady komunikacji elektronicznej:
przewidziano częściowe odstąpienie od środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 65 ust. 1 pkt 4 PZP z uwagi na przyczyny techniczne.
Opis przyczyn technicznych odstąpienia od komunikacji elektronicznej:
- ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia i konieczność oceny działania oprogramowania, dostarczenie próbki w formie fizycznego nośnika jest niezbędne.
- przesłanie plików elektronicznie nie jest możliwe z uwagi na rozmiar plików.

W celu potwierdzenia, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia, wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące przedmiotowe środki dowodowe:
a) próbkę przedmiotu zamówienia (oferowanego systemu) w postaci pliku wideo w formacie MP4 lub AVI, w rozdzielczości min. 720p, dołączonego do oferty na nośniku typu płyta DVD lub pendrive, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym wykonawcy.
Zamawiający żąda złożenia próbki oferowanego przedmiotu zamówienia w celu potwierdzenia, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.
Sposób przygotowania i badania próbki określa szczegółowo załącznik nr 8 do SWZ.

Próbka musi być dostarczona na adres Zamawiającego:
Aleje Marcinkowskiego nr 29,
60-967 Poznań,
pokój nr 209, budynek A
do upływu terminu składania ofert, to jest do dnia 09.09.2025 r. do godziny 10:00.
Próbka musi zostać dostarczona do Zamawiającego w zabezpieczonej kopercie, opisana nazwą Wykonawcy i tytułem postępowania.
Nośnik musi być opisany nazwą Wykonawcy i tytułem postępowania.
Złożenie powyższego przedmiotowego środka dowodowego jest obowiązkowe.
Zamawiający informuje, że niezłożenie przedmiotowego środka dowodowego do upływu terminu składania ofert spowoduje odrzucenie oferty bez wzywania do jego uzupełnienia.

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): POSTANOWIENIA ZWIĄZANE Z OCHRONĄ DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”
informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Artystyczny im. Magdaleny Abakanowicz w Poznaniu, 60-967
Poznań, Al. Marcinkowskiego 29 Telefon: 61 855 25 21 Faks: 61 852 80 91 NIP: 778-11-28-625, Regon: 000275808
2. Administrator danych osobowych powołał IOD (Inspektora Ochrony Danych) nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych
osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@uap.edu.pl
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. "Dostawa i wdrożenie systemu Wirtualnego Asystenta Rekrutacji ", oznaczenie sprawy (numer referencyjny): UAP/PN/7/2025, prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o Prawo zamówień publicznych.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z ustawą Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Posiada Pani/Pan:
8.1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
8.2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
8.3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
8.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. Nie przysługuje Pani/Panu:
9.1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
9.2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
9.3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.
** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: UAP/PN/7/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie systemu Wirtualnego Asystenta Rekrutacji wspomagającego rekrutację i komunikację z kandydatami na studentów Uczelni.
WAR jest nowoczesnym narzędziem opartym na sztucznej inteligencji, wspierającym proces rekrutacji na Uczelni, w szczególności dla osób ze szczególnymi potrzebami (w tym OzN).
System umożliwia automatyczną, całodobową komunikację z kandydatami, udzielając informacji w sposób spersonalizowany, dostępny i dostosowany do potrzeb użytkownika.
Wdrożenie obejmuje:
• instalację i konfigurację systemu,
• przygotowanie bazy wiedzy,
• personalizację interfejsu i skryptów rozmów,
• integrację z istniejącymi systemami Uczelni,
• szkolenie administratorów i operatorów,
• wsparcie powdrożeniowe.
Celem wdrożenia jest zwiększenie dostępności usług rekrutacyjnych, podniesienie jakości obsługi kandydatów oraz wsparcie transformacji cyfrowej Uczelni w obszarze nowoczesnych technologii.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku nr 2 do SWZ Opisie przedmiotu zamówienia oraz we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72000000-5 - Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 30 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona oceny złożonych ofert i wybierze ofertę z największą ilością punktów.
Punktacja wyliczona zostanie z dokładnością dwóch miejsc po przecinku.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Skrócenie terminu realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

VII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
2. Uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
3. Sytuacja ekonomiczna lub finansowa
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia, przy czym kwota ubezpieczenia jest nie mniejsza niż 500.000,00 PLN brutto.
4. Zdolność techniczna lub zawodowa
1. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (zakończył) należycie co najmniej 3 dostawy obejmujące swoim zakresem dostawę i wdrożenie Wirtualnego Asystenta Rekrutacji (bota konwersacyjnego), zrealizowane na Uczelni Wyższej działającej w oparciu o ustawę Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce.
2. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje (lub będzie dysponował na etapie realizacji umowy zawartej w ramach niniejszego postepowania publicznego) i skieruje do wykonania zamówienia następujący zespół osób składający się co najmniej z:
a. Kierownika projektu (1 osoba zatrudniony na Umowę o Pracę) z wykształceniem wyższym, posiadającym ważny certyfikat minimalnie Prince2 Foundation lub IPMA Level D lub równoważny potwierdzający umiejętność kierowania wg metodyki zarządzania projektami, który kierował zespołem wdrożeniowym w okresie ostatnich 3 lat, w minimum trzech projektach zrealizowanych na Uczelni Wyższej działającej w oparciu o ustawę Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce, posiadający co najmniej trzy lata doświadczenia zawodowego w obszarze IT;
b. Konsultant wdrożeniowy (1 osoba zatrudniona na Umowę o pracę) ds. obszaru Wirtualny Asystent – Chatbot Konwersacyjny, który brał udział, w okresie ostatnich trzech latach, w minimum jednym projekcie obejmującym wdrożenie Wirtualnego Asystenta realizowanym na Uczelni Wyższej działającej w oparciu o ustawę Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce oraz posiadający co najmniej trzy lata doświadczenia zawodowego w obszarze IT;
c. Programista (1 osoba zatrudniona na Umowę o pracę) ds. obszaru Wirtualny Asystent – Chatbot Konwersacyjny, który brał udział, w okresie ostatnich trzech latach, w minimum jednym projekcie obejmującym wdrożenie Wirtualnego Asystenta realizowanym na Uczelni Wyższej działającej w oparciu o ustawę Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce oraz posiadających co najmniej trzy lata doświadczenia zawodowego w obszarze IT w zakresie programowania w języku Python, a także posiadający znajomość technologii chatbotów i NLP, znajomość metod uczenia maszynowego stosowanych do trenowania chatbotów;
d. Specjalista ds. Kontroli Jakości (1 osoba zatrudniona na Umowę o pracę), posiadający przynajmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w realizacji projektów IT jako specjalista ds. kontroli jakości. Posiadający certyfikat ISO 9001 lub równoważny. Posiadający doświadczenie w realizacji co najmniej 2 zakończonych wdrożeniach Systemów Informatycznych.

Zamawiający nie dopuszcza, aby osoba wykazana jako Kierownik Projektu była jednocześnie wskazana jako członek zespołu wdrażającego projekt, a także Zamawiający wymaga, aby osoby wykazane w składzie zespołu wdrażającego projekt pełniły tylko jedną funkcję w projekcie.

Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza będzie zobowiązany przed podpisaniem umowy dostarczyć Zamawiającemu odpowiednie dokumenty potwierdzające kwalifikacje osób skierowanych do realizacji zadania, tj.: dla specjalisty ds. kontroli jakości: kopię certyfikatu potwierdzającego znajomość metodyki kontroli jakości wg normy ISO 9001 lub równoważnego.

3. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca spełniał wymagania jakościowe określone przez Zamawiającego, tj.:
a) posiadał certyfikat ISO 9001 lub równoważny w zakresie: projektowania, budowy, integracji, wdrożenia i serwisu systemów teleinformatycznych,
b) posiada certyfikat ISO 27001 lub równoważny w zakresie przetwarzania danych z zachowaniem bezpieczeństwa informacji w zakresie projektowania, budowy, integracji, wdrożenia i serwisu systemów teleinformatycznych.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. W celu wstępnego potwierdzenia, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania Wykonawca wraz z ofertą składa (aktualne na dzień składania ofert) Oświadczenie na podstawie art. 125 ustawy Pzp – zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ oraz oświadczenia stanowiące załącznik nr 3a i 3b do SWZ – jeżeli dotyczy.
2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
2.1. potwierdzających brak podstaw wykluczenia:
2.1.1. oświadczenia Wykonawcy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej (w zakresie art. 108 ust 1 pkt 5 ustawy) z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dowodami potwierdzającymi, że przygotowanie oferty nastąpiło niezależnie od Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ.
2.1.2. odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. W celu wstępnego potwierdzenia, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu Wykonawca wraz z ofertą składa (aktualne na dzień składania ofert) Oświadczenie na podstawie art. 125 ustawy Pzp – zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ oraz oświadczenia stanowiące załącznik nr 3a i 3b do SWZ – jeżeli dotyczy.
2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
2.2. potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu:
2.2.1. wykaz dostaw wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy były wykonywane, a jeżeli z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy – zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ.
2.2.2. wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ.
2.2.3. opłacona polisa, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, przy czym kwota ubezpieczenia jest nie mniejsza niż 500.000,00 PLN brutto.
2.2.4. certyfikat ISO 9001 lub równoważny w zakresie: projektowania, budowy, integracji, wdrożenia i serwisu systemów teleinformatycznych;
2.2.5. certyfikat ISO 27001 lub równoważny w zakresie przetwarzania danych z zachowaniem bezpieczeństwa informacji w zakresie projektowania, budowy, integracji, wdrożenia i serwisu systemów teleinformatycznych.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

W celu potwierdzenia, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia, wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące przedmiotowe środki dowodowe:
a) próbkę przedmiotu zamówienia (oferowanego systemu) w postaci pliku wideo w formacie MP4 lub AVI, w rozdzielczości min. 720p, dołączonego do oferty na nośniku typu płyta DVD lub pendrive, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym wykonawcy.
Zamawiający żąda złożenia próbki oferowanego przedmiotu zamówienia w celu potwierdzenia, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.
Sposób przygotowania i badania próbki określa szczegółowo załącznik nr 8 do SWZ.

Próbka musi być dostarczona na adres Zamawiającego:
Aleje Marcinkowskiego nr 29,
60-967 Poznań,
pokój nr 209, budynek A
do upływu terminu składania ofert, to jest do dnia 09.09.2025 r. do godziny 10:00.
Próbka musi zostać dostarczona do Zamawiającego w zabezpieczonej kopercie, opisana nazwą Wykonawcy i tytułem postępowania.
Nośnik musi być opisany nazwą Wykonawcy i tytułem postępowania.
Złożenie powyższego przedmiotowego środka dowodowego jest obowiązkowe.
Zamawiający informuje, że niezłożenie przedmiotowego środka dowodowego do upływu terminu składania ofert spowoduje odrzucenie oferty bez wzywania do jego uzupełnienia.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Jeżeli oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1913), muszą być one wyodrębnione w formie osobnego pliku, oznaczonego „Tajemnica przedsiębiorstwa”, a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część skompresowane do
jednego pliku archiwum (ZIP). Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za niedochowanie tajemnicy przedsiębiorstwa w przypadku błędnego oznaczenia ww. pliku przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest, wraz z przekazaniem takich informacji wykazać spełnienie przesłanek określonych w art. 11 ust 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji. Zaleca się, aby uzasadnienie zastrzeżenia informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa było sformułowane w sposób umożliwiający jego udostępnienie. Zastrzeżenie przez Wykonawcę tajemnicy przedsiębiorstwa bez uzasadnienia, będzie traktowane przez Zamawiającego jako bezskuteczne ze względu na zaniechanie przez Wykonawcę podjęcia niezbędnych działań w celu zachowania poufności objętych klauzulą
informacji zgodnie z postanowieniami art. 18 ust. 3 Ustawy.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJACYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni wykonawcy.
4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
5. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia zostały zawarte we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-09-09 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć za pośrednictwem platformy e – zamówienia poprzez Moduł ofert i wniosków. Regulamin korzystania z platformy e – zamówienia, zawierający informacje dot. wymagań technicznych i organizacyjnych korzystania z platformy, dostępny jest pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-09-09 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-10-08