Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
„Wdrożenie i utrzymanie nowego wielomodułowego systemu bibliotecznego w zakresie gromadzenia, opracowania i udostępniania”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Polska Akademia Nauk Biblioteka Gdańska

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 00032571300102

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Wałowa 15

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-858

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.8.) Numer faksu: zp@pan.pl

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp@pan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.bgpan.gda.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Polska Akademia Nauk Biblioteka Gdańska

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Wdrożenie i utrzymanie nowego wielomodułowego systemu bibliotecznego w zakresie gromadzenia, opracowania i udostępniania”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-7dd10dad-153a-4b39-acb5-2a966767bf6c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00414365

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-09-09

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00156668/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Wdrożenie i utrzymanie nowego wielomodułowego systemu bibliotecznego (gromadzenie, opracowanie i udostępnienie)

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zawarte są w Rozdziale XI SWZ. Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w formie elektronicznej i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub
podpisem osobistym - przez osobę/y uprawnioną/e lub upoważnioną/e (na podstawie pełnomocnictwa) do reprezentowania Wykonawcy.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Akademia Nauk, pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa, PKiN, zp@pan.pl;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Polskiej Akademii Nauk iod@pan.pl;
 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Wdrożenie
i utrzymanie nowego wielomodułowego systemu bibliotecznego w zakresie gromadzenia, opracowania i udostępniania” - znak sprawy: I/3118/2/2025, prowadzonym w trybie podstawowym, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b), w celu zawarcia i realizacji umowy o zamówienie publiczne;
 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i art. 19 oraz art. 74 i art. 75 ustawy Pzp lub ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 902) lub inne przepisy prawa lub umowy zawarte przez zamawiającego;
 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz przez okres archiwizacji dokumentów wynikający z przepisów wewnętrznych administratora danych;
 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także z zawarciem i realizacją umowy; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
 w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania):  Nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (a w przypadku Wykonawcy, którego oferta została wybrana i z którym Zamawiający zawrze umowę - także art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: I/3118/2/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i świadczenie usług polegających na wdrożeniu i utrzymaniu nowego wielomodułowego systemu bibliotecznego w zakresie gromadzenia, opracowania i udostępniania, obejmującego w szczególności:
a) wdrożenie systemu open-source (licencja GNU GPL lub Apache License) do zarządzania zasobami bibliotecznymi opartym na wielomodułowym systemie bibliotecznym w zakresie gromadzenia, opracowania i udostępniania oraz kompatybilnego z nim katalogu, katalogu on-line dla czytelników - zwanych dalej „Systemem”,
b) uzupełnienie Systemu o funkcjonalność zapewniającą zgodność w zakresie konfiguracji i obsługi (w tym wydruków) ksiąg inwentarzowych i ksiąg ubytków z aktualnymi przepisami dotyczącymi ewidencji materiałów bibliotecznych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U.2008.205.1283);
c) migrację danych z obecnie użytkowanego systemu, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia;
d) przeprowadzenie szkoleń użytkowników Systemu, w tym bibliotekarza systemowego, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia;
e) świadczenie usługi dostępu do Systemu w modelu SaaS (Software as a Service) wraz z zapewnieniem ciągłości działania Systemu – przez okres 12 miesięcy od dnia podpisania Protokołu Odbioru Systemu.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SWZ oraz Projektowane Postanowienia Umowy stanowiące Załącznik nr 8 do SWZ.
3. Zamawiający stosownie do przepisu art. 95 ust. 1 ustawy Pzp, wymaga, aby wszelkie czynności zapewnienia bieżącej obsługi Zamawiającego w zakresie świadczonych usług związanych z realizacją umowy oraz wskazanych i opisanych w dokumentacji, o której mowa w ust. 1, były wykonywane przez osoby zatrudnione przez Wykonawcę lub podwykonawcę lub dalszego podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), w wymiarze czasu pracy adekwatnym do powierzanych zadań, osób wykonujących czynności bezpośrednio związane z realizacją usług, z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz. U. 2024 r., poz. 1773), przez cały okres realizacji zamówienia.
6. Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w ust. 2, uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w przepisie art. 95 ust. 1 w zw. z art. 438 ustawy Pzp oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań, zostały określone w Załączniku nr 8 SWZ, tj. Projektowanych Postanowieniach Umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 48160000-7 - Pakiety oprogramowania bibliotecznego

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 60 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zgodnie z XX Rozdziałem SWZ.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Okres wyłączenia systemów bibliotecznych na czas migracji danych (D)

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania i spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:
1) zdolności technicznej lub zawodowej:
a) w zakresie doświadczenia Wykonawcy:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał należycie lub wykonuje co najmniej dwie usługi polegające na:
- wdrożeniu systemu do zarzadzania zasobami bibliotecznymi w bibliotekach posiadających co najmniej 200 000 egzemplarzy zbiorów oraz
- świadczeniu usługi dostępu do zaimplementowanego systemu w Modelu SaaS i utrzymania ciągłości jego działania przez okres co najmniej 12 miesięcy.

Uwaga:
Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonanych wspólnie z innymi wykonawcami (w ramach konsorcjum), wykaz stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ dot. usług, wypełnia Wykonawca, który bezpośrednio uczestniczył w realizacji usługi.

b) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się dysponowaniem lub będzie dysponował:
1) Osobą pełniącą rolę kierownika projektu, która spełnia łącznie wymagania:
− posiada co najmniej 5-cio letnie doświadczenie zawodowe w zarządzaniu projektami informatycznymi,
− posiada wiedzę z zakresu zarządzania projektami potwierdzoną aktualnym certyfikatem co najmniej Prince2 Foundation lub innym równoważnym, np. PMI CAPM, IPMA Level D, AgilePM Foundation,Scrum Master (CSM, PSM I), MSP Foundation (Managing Successful Programmes).
2) Osobą pełniącą rolę specjalisty ds. wsparcia, która spełnia łącznie wymagania:
− posiada co najmniej 5-cio letnie doświadczenie zawodowe w prowadzeniu pierwszej linii wsparcia dla użytkowników systemów bibliotecznych,
− posiada znajomość systemu zaproponowanego do wdrożenia w zakresie wszystkich oferowanych modułów.
3) Osobą pełniącą rolę administratora systemu informatycznego, która:
− posiada co najmniej 5-cio letnie doświadczenie zawodowe w administrowaniu i utrzymaniu w ruchu hostowanych systemów informatycznych SaaS.
4) Osobą pełniącą rolę programisty back-end, która spełnia łącznie wymagania:
− osiada co najmniej 5-cio letnie doświadczenie w budowie i serwisowaniu warstw: bazodanowej i logiki systemów SaaS,
− zrealizowała co najmniej 2 projekty budowy funkcjonalności w systemie zaproponowanego wdrożenia.
5) Osobą pełniącą rolę programisty front-end, która spełnia łącznie wymagania:
− posiada co najmniej 5-cio letnie doświadczenie w budowie i serwisowaniu warstwy interfejsu systemów SaaS,
− zrealizowała co najmniej 2 projekty budowy funkcjonalności w systemie zaproponowanego wdrożenia.

UWAGA:
(1) Zamawiający nie dopuszcza łączenia funkcji osób wymienionych w pkt. od 2) do 5) Zamawiający nie dopuszcza łączenia funkcji Kierownika projektu z innymi funkcjami wskazanymi w pkt. od 2) do 5).
(2) Zamawiający uzna wymagany okres doświadczenia osób w pełnieniu funkcji kierownika projektu lub osób pełniących rolę odpowiednio do pkt. od 2) do 5), jeżeli okres pełnienia funkcji wyniósł co najmniej 6 miesięcy.
(3) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia dopuszczalne jest wykazanie przez poszczególne podmioty doświadczenia w zakresie realizacji (osobno) po jednej usłudze, która w całości spełnia wymagania określone w warunku. Tożsama zasada dotyczy podmiotów użyczających potencjału doświadczenia. Zamawiający nie dopuszcza wykazania spełnienia warunku poprzez sumowanie doświadczenia podmiotów w sytuacji, gdy realizowana przez nie usługa nie spełnia w całości wymagań warunku.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający żąda:
a) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda:
a) wykazu usług zrealizowanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, przedmiotu, liczby egzemplarzy zbiorów, dat i miejsce wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane wraz z załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty.
Dokumenty, o których mowa powyżej, należy złożyć w języku polskim lub w przypadku innych języków wraz z tłumaczeniem na język polski.
Na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 1 lit. a) SWZ Wykonawca składa wypełniony i podpisany Załącznik nr 4 do SWZ;
b) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 1 lit. b), Wykonawca składa wypełniony i podpisany Załącznik nr 5 do SWZ;

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

5. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
6. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia np. konsorcjum firm, spółka cywilna.
7. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego:
1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 1 SWZ składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
2) w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (art. 117 ust. 4 ustawy Pzp);
3) dokumenty, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 1 litera a) składa samodzielnie przynajmniej jeden z Wykonawców (członek konsorcjum, lub wspólnik spółki cywilnej) wykazujący spełnienie warunków udziału w postępowaniu, natomiast dokumenty, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 1 litera b) składa dowolny Wykonawca/dowolni Wykonawcy wykazujący spełnienie warunków udziału w postępowaniu, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę; dokument, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 2 SWZ składa dowolny Wykonawca/dowolni Wykonawcy wykazujący spełnienie warunków udziału w postępowaniu, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę (członek konsorcjum, lub wspólnik spółki cywilnej);
4) dokumenty, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 3 pkt 1 i pkt 2 SWZ składa każdy z Wykonawców składających wspólnie ofertę;
5) dokument, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 2 SWZ składa dowolny Wykonawca /dowolni Wykonawcy, spośród Wykonawców wspólnie składających ofertę.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Umowy w stosunku do treści oferty w następujących przypadkach:
1) wystąpienia konieczności wprowadzenia zmian, bez których nie byłoby możliwe prawidłowe wykonanie przedmiotu Umowy;
2) zmiany przepisów prawnych dotyczących przedmiotu Umowy, jeżeli zmiana przepisów wymaga zmiany postanowień umowy;
3) konieczności zrealizowania przedmiotu Umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań technicznych/technologicznych niż wskazane w Ofercie Wykonawcy w sytuacji, gdyby zastosowanie przewidzianych rozwiązań groziłoby niewykonaniem lub wadliwym wykonaniem przedmiotu Umowy;
4) w razie wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron lub których Strony przy zachowaniu należytej staranności nie były w stanie uniknąć lub przewidzieć.
2. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy z wyjątkiem następujących sytuacji:
1) zmiana Umowy w zakresie funkcjonalności Systemu w zakresie warunków licencjonowania w uzasadnionych przypadkach, w szczególności, jeśli nie powoduje ona pogorszenia jakości oferowanego rozwiązania lub jest to konieczne do zachowania poprawności działania Systemu lub realizacji celów niniejszej Umowy.
2) zmiana warunków i sposobu odbioru przedmiotu Umowy w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie spowoduje to zmiany terminu realizacji całości Umowy;
3) zmiana osób, o których mowa w § 7 ust. 1 Umowy, jest możliwa wyłącznie za zgodą Zamawiającego, z zastrzeżeniem, że zmiany tych osób nie będą powodować pogorszenia jakości wykonywanych usług, a proponowane w ich miejsce nowe osoby muszą spełniać wymagania określone w ogłoszeniu o zamówieniu w zakresie posiadanych kwalifikacji, doświadczenia i wykształcenia;
4) pojawienie się rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana umożliwi usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony;
5) zmiany dotyczą poprawienia błędów i oczywistych omyłek słownych, literowych i liczbowych, zmiany układu graficznego Umowy lub numeracji jednostek redakcyjnych, niepowodujące zmiany celu i istoty Umowy;
2. Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia dotyczące niniejszej Umowy wymagają zgody Stron wyrażonej w formie pisemnej, w postaci aneksu pisemnie, pod rygorem nieważności.
3. Zmiany Umowy opisane w ust. 1 i 2 nie spowodują zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy.
4. Nie stanowią zmiany Umowy następujące przypadki (wymagają jedynie poinformowania drugiej Strony w formie pisemnej z 3-dniowym wyprzedzeniem):
a) zmiana danych teleadresowych Stron;
b) zmiana sposobu prowadzenia korespondencji pomiędzy Stronami.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-09-17 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-09-17 11:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Zawartość oferty.
1. Wykonawca zobowiązany jest w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego wraz z ofertą (Formularzem ofertowym sporządzonym według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ i Formularzem wymaganych minimalnych warunków technicznych i realizacji przedmiotu zamówienia oferowanego systemu bibliotecznego sporządzonym według wzoru Załącznika nr 2A do SWZ) złożyć:
UWAGA: Brak złożenia przez Wykonawcę wraz z ofertą wypełnionego Załącznika nr 2A do SWZ spowoduje odrzucenie oferty jako niezgodnej z dokumentami zamówienia. Załącznik nr 2A do SWZ nie podlegają uzupełnieniu.
1) oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 1 SWZ, stanowiące Załącznik nr 3A do SWZ;
2) oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 2 SWZ, stanowiące Załącznik nr 3B do SWZ (jeżeli dotyczy);
3) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach innego podmiotu na zasadach określonych w przepisie art. 118 ust. 3 ustawy Pzp, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ (jeżeli dotyczy);
4) w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 5 SWZ;
5) dokumenty, o których mowa w Rozdziale XII ust. 11 SWZ;
6) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy (jeżeli umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentu rejestrowego KRS, CEIDG);
7) w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 7 pkt 2 SWZ, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do SWZ (jeżeli dotyczy);
8) uzasadnienie Wykonawcy, że informacje wskazane w ust. 10 Załącznika nr 2 do SWZ – formularza ofertowego, stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (jeżeli dotyczy).


Termin wykonania zamówienia.
Wymagany termin wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie:
1. uruchomienia w pełni funkcjonalnej całości Systemu Bibliotecznego w terminie do 60 dni kalendarzowych od dnia zawarcia Umowy, jednak nie później niż do dnia 22.12.2025 r., przy czym szkolenia personelu mogą zostać zrealizowane w terminie do 6 miesięcy od dnia podpisania Umowy;
2. hostingowania usługi Systemu na okres 12 miesięcy liczony od uruchomienia w pełni funkcjonalnej całości Systemu Bibliotecznego, jednak nie później niż od dnia 23.12.2025 r.

1Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę, wobec którego zachodzi, co najmniej jedna z przesłanek określonych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 514).