Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Dostawa licencji na okres 12 miesięcy licencji/ subskrypcji oprogramowania Microsoft Office 365 A3, w ramach programu Microsoft Enrollment for Education Solutions (EES) dla PFB.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POLSKA FILHARMONIA BAŁTYCKA IM.FRYDERYKA CHOPINA W GDAŃSKU

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 190317940

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Ołowianka 1

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-751

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@pfb.gda.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://filharmonia.gda.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostawa licencji na okres 12 miesięcy licencji/ subskrypcji oprogramowania Microsoft Office 365 A3, w ramach programu Microsoft Enrollment for Education Solutions (EES) dla PFB.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b8875f54-22aa-4232-b5da-bdcd542b875d

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00424899

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-09-16

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00029743/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.2 Dostawa licencji polegająca na przedłużeniu (odnowieniu) na okres 12 miesięcy licencji/ subskrypcji oprogramowania Microsoft Office 365

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://filharmonia-gda.ezamawiajacy.pl/pn/filharmonia-gda/demand/233510/notice/public/details

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W niniejszym postępowaniu komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
2. Pytania do SWZ należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej zamawiającego przez link: https://filharmoniagda.ezamawiajacy.pl. Instrukcja korzystania z systemu jest dostępna pod wyżej wskazanym adresem.
3. Oferta wraz z załącznikami musi być złożona w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub dowodem osobistym (e-dowód) w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://filharmoniagda.ezamawiajacy.pl.
4. Za datę złożenia oferty, przekazania wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na platformę zakupową zamawiającego, opisane zostały w Instrukcji, dla wykonawców która jest udostępniana na platformie zakupowej zamawiającego.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zgodnie z Rozdziałem 9 SWZ:
I. Informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej:
1. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
1) Akceptuje warunki korzystania z Platformy zakupowej określone w Regulaminie zamieszczonym pod adresem: https://oneplace.marketplanet.pl/regulamin
2) Zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert dostępnej pod adresem:
https://filharmoniagda.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?
MP_action=publicFilesList&folder=000t&clientName=filharmoniagda&MP_module=main
2. Ogólne zasady korzystania z Platformy zakupowej opisane w SWZ, w Rozdziale 9, ustęp III, punkt 2 i dalsze.
II. Informacje dotyczące wymagań technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje (aktualny system operacyjny wspierany przez producenta);
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa wspierana przez producenta (MS Internet Explorer, FireFox, Google Chrome lub MS Edge) obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;
4) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie *.pdf.
III. Zamawiający podaje dane dotyczące specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych:
1) plik załączony przez Wykonawcę na Platformie zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert
2) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.
IV. Zalecenia zamawiającego:
1) Dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
a) dokumenty w formacie *.pdf zaleca się podpisywać formatem *.PAdES
b) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż *.pdf, wówczas będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć prócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.
2) Formatu przesyłanej korespondencji: dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 100 MB w *.txt, *.rtf, *.pdf, *.xps, *.odt, *.ods, *.odp, *.doc, *.xls, *.ppt, *.docx, *.xlsx, *.pptx, *.csv, *.jpg, *.jpeg, *.tif, *.tiff, *.geotiff, *.png, *.svg, *.wav, *.mp3, *.avi, *.mpg, *.mpeg, *.mp4, *.m4a, *.mpeg4, *.ogg, *.ogv, *.zip, *.rar, *.tar, *.gz, *.gzip, *.7z, *.html, *.xhtml, *.css, *.xml, *.xsd,*.gml, *.rng, *.xsl, *.xslt, *.TSL, *.XMLsig, *.XAdES, *.CAdES, *.ASIC, *.XMLenc.
V. Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy zakupowej, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platforma zakupowa Polskiej Filharmonii Bałtyckiej, tel. +48 22 257-22-23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00), e-mail: oneplace@marketplanet.pl.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13, ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektory 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): nie dotyczy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DTE.271.265.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 41676,26 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa licencji polegająca na przedłużeniu (odnowieniu) na okres 12 miesięcy licencji oprogramowania Microsoft Office 365 A3, w ramach programu Microsoft Enrollment for Education Solutions (EES) dla Polskiej Filharmonii Bałtyckiej w Gdańsku. Nr referencyjny nadany przez Zamawiającego: DTE.271.265.2025.
2. Dostawa licencji polega na przedłużeniu o 12 miesięcy aktualnie posiadanej umowy na użytkowanie w programie subskrypcyjnym Microsoft następującego oprogramowania:
1) Microsoft 365 Business Basic – 10 licencji
2) Microsoft 365 Business Standard – 54 licencje
lub oprogramowanie/ subskrypcja równoważna (określone w punkcie II OPZ stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej SWZ).
3. Przedmiot zamówienia nie został podzielony na części.
4. Zamawiający uznaje, że ze względu na zakres, przedmiot zamówienia (dostawa pakietu licencji na jedno oprogramowanie w dwóch wariantach) stanowi nierozłączną całość, bez możliwości jego rozdzielenia przy zachowaniu funkcjonalności technologicznej dostarczanej licencji oraz jej własności prawnej. To podział na części może z dużym prawdopodobieństwem ograniczyć konkurencji, a w szczególności przysporzyć wykonawcom nadmiernych trudności technicznych.
5. Licencje (subskrypcje) zostaną udzielone na okres od 6.11.2025 r. do 5.11.2026 r. włącznie, gdzie aktywacja odbędzie się najpóźniej w dniu poprzedzającym wskazany powyżej okres licencyjny.
6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z wymaganiami znajduje się w:
a) załączniku nr 2 do SWZ – Opisie przedmiotu zamówienia
b) załączniku nr 3 do SWZ – Wzorze umowy.
7. Przedmiot zamówienia obejmuje:
a) Dostawę licencji (kluczy licencyjnych/ kodów) polegającą na przedłużeniu (odnowieniu) na okres 12 miesięcy licencji oprogramowania Microsoft Office 365 A3, w ramach programu Microsoft Enrollment for Education Solutions (EES) w terminie poprzedzającym rozpoczęcie wskazanego powyżej okresu licencyjnego,
b) W przypadku dostawy licencji dla rozwiązania równoważnego do oprogramowania MS Office 365 – pełną instalację na komputerach Zamawiającego, wdrożenie, szkolenia dla 50 pracowników oraz przekazanie kompletu licencji,
c) Świadczenie usługi wsparcia, niezależnie od wskazanej wersji oprogramowania w punktach „a” lub „b” powyżej w wymiarze do 4 roboczogodzin miesięcznie przez cały okres obowiązywania licencji;
8. W przypadku gdy w opisie przedmiotu zamówienia wskazane zostały znaki towarowe, patenty lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, oznacza to, że Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób. W takich sytuacjach wskazania na znaki towarowe, patenty, pochodzenie, źródło lub szczególny proces należy odczytywać z wyrazami „lub równoważny”, zaś kryteria stosowane w celu oceny równoważności, Zamawiający wskazuje w OPZ stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej SWZ.
9. Licencje będące przedmiotem zamówienia muszą spełniać co najmniej wymagania wyszczególnione przez Zamawiającego. Ponadto muszą być wolne od wszelkich wad rozumianych jako niezgodność ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia. Licencje muszą pochodzić z legalnego kanału dystrybucji, a dokumenty licencyjne oraz inne dokumenty dające prawo do korzystania z oprogramowania muszą umożliwiać Zamawiającemu korzystanie z dostarczonego oprogramowania w sposób zgodny z powszechnie obowiązującym prawem oraz z uwzględnieniem warunków zawartych w dokumentach licencyjnych producenta oprogramowania.
10. Wykazanie równoważności leży po stronie Wykonawcy. W przypadku zaoferowania produktu równoważnego Wykonawca zobowiązany jest wskazać w swojej ofercie stosowną informację w formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do SWZ). Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego, ma obowiązek udowodnić w ofercie za pomocą przedmiotowych środków dowodowych, że proponowane rozwiązania spełniają kryteria równoważności.

4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-11-05

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Ocena ofert odbędzie się na podstawie ilości przyznanych punktów. Za najkorzystniejszą uważa się ofertę z największą ilością punktów. Maksymalna możliwa ilość – 100 pkt.
2. Wszystkie oferty niepodlegające odrzuceniu, oceniane będą w ten sam sposób, na podstawie następujących dwóch kryteriów:
1) cena zbiorcza oferty brutto – 60%,
2) doświadczenie Wykonawcy – 40%.
3. Sposób oceny ofert w kryterium 1 o wadze 60 pkt – Cena oferty;
Oceniana będzie cena brutto, zawierająca całkowity koszt dostawy licencji do oprogramowania MS Office 365 lub równoważnego. Maks. ilość punktów – 60 punktów – otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą zbiorczą cenę brutto, pozostali będą oceniani wg wzoru:
SP = [(CN / CR) x 60%] x 100, przy czym:
• SP – suma punktów;
• CN – najniższa oferowana cena brutto spośród badanych ofert;
• CR – cena brutto oferty badanej.

4. Sposób oceny ofert w kryterium 2 – Doświadczenie Wykonawcy.
Oceniane będzie doświadczenie Wykonawcy poprzez zrealizowane przez niego dostawy licencji do oprog. MS Office 365 lub równoważnego na rzecz zamawiających publicznych, w rozumieniu art. 4 lub art. 5 lub art. 6 Ustawy Pzp (Dz. U. 2024, poz. 1320). Maks. ilość punktów w tym kryterium to 40. Punkty przyznawane będą wszystkim wykonawcom w ten sam sposób:

Min. liczba dostaw licencji do oprog. MS Office 365 lub równoważnego na rzecz zam. publicznego, w rozumieniu art. 4 lub art. 5 lub art. 6 Ustawy Pzp (Dz. U. 2024, poz. 1320) wynosi 1 o wartości 35.000,00 zł brutto. Za wykazanie zrealizowania jednej dostawy Wykonawca otrzyma 0 punktów. Za każdą kolejną dostawę ww. licencji o wartości min. 50.000,00 zł brutto oferta otrzyma dodatkowe 10 punktów, w ten sposób, że:
• 1 dostawa z wymagania min. 35.000,00 zł brutto -> 0 punktów
• 1 dostawa z wymagania min. 35.000,00 zł brutto PLUS 1 dostawa dodatkowa na kwotę min. 50.000,00 zł brutto -> 10 punktów
• 1 dostawa z wymagania min. 35.000,00 zł brutto PLUS 2 dostawy dodatkowe na kwotę min. 50.000,00zł brutto każda -> 20 punktów
• 1 dostawa z wymagania min. 35.000,00zł brutto PLUS 3 dostawy dodatkowe na kwotę min. 50.000,00zł brutto każda -> 30 punktów
• 1 dostawa z wymagania min. 35.000,00zł brutto PLUS 4 dostawy dodatkowe na kwotę min. 50.000,00 zł brutto każda -> 40 punktów
Za wskazanie większej ilości dostaw na rzecz zamawiającego/ych publicznego/ych, w rozumieniu art. 4 lub art. 5 lub art. 6 Ustawy Pzp (Dz. U. 2024, poz. 1320) Wykonawca nie otrzyma dodatkowych punktów.
5. Łączna punktacja będzie obliczana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
6. Zamawiający w toku dokonywania oceny złożonych ofert może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.
7. Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
8. W przypadku, gdy zajdą okoliczności wskazane w art. 226 ustawy – Zam. odrzuci ofertę Wykonawcy.
9. Zamawiający oceni i porówna jedynie oferty, które:
a) zostaną złożone w terminie
b) nie zostaną odrzucone
c) zostaną złożone przez Wykonawców niewykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania.
10. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w Ustawie pzp oraz w dokumentach zamówienia i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru.
11. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i pozostałych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert dokona wyboru oferty z najwyższą oceną w kryterium o najwyższej wadze (art. 248 ust. 1 Ustawy pzp).

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie Wykonawcy

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego dotyczące:
a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
b) posiadania kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej: zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia – min. 50 000,00 zł.
d) zdolności technicznej lub zawodowej: zamawiający uzna ten MINIMALNY warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, na wezwanie zamawiającego, że wykonał minimum 1 dostawę licencji do oprogramowania MS Office 365 lub równoważnego, o wartości co najmniej 35.000,00 zł brutto na rzecz zamawiającego publicznego, w rozumieniu art. 4 lub art. 5 lub art. 6 Ustawy Pzp (tj. Dz. U. 2024, poz. 1320) w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z załączeniem dowodów, że została wykonana należycie.

UWAGA! Poprzez sformułowanie „na rzecz”, o którym mowa w ustępie 1, punkcie d), Zamawiający rozumie wykonanie zamówienia bezpośrednio dla innego zamawiającego na mocy umowy z nim zawartej, w której wykonawca jest stroną.
2. W odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają części dostawy, do realizacji których te zdolności są wymagane.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynikać będzie zakres realizowany przez poszczególnych wykonawców (według wzoru na załączniku nr 4, punkt 6 do SWZ).
4. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych, przy czym wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają daną część zamówienia, do realizacji których te zdolności są wymagane.
5. Wykonawca, który polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą (według wzoru na załączniku nr 5), zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdza, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:
a) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby,
b) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia,
c) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający nie wezwie Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku wykluczenia – Wykonawca składa oświadczenie wraz z ofertą, zgodnie z ust. 1 Rozdziału 8 specyfikacji warunków zamówienia: "wykonawca do oferty dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2025 r. poz. 514). Oświadczenie wykonawca składa z wykorzystaniem wzoru (załącznik nr 4 do SWZ)."

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zgodnie ustępami od 6 Rozdziału 8 specyfikacji warunków zamówienia:
6. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od wezwania, podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu aktualnych na dzień składania, które określa rozdział 6, ustęp 1, punkt c) oraz d), czyli:
a) dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia – 50 000,00 zł,
b) wykazu wskazanej w formularzu oferty ilości dostaw licencji oprogramowania MS Office 365 lub równoważnego, o wartości co najmniej 35.000,00 zł brutto dla dostawy uznanej jako minimum ORAZ 50.000,00 zł brutto dla każdej z pozostałych wskazanych dostaw zrealizowanych na rzecz zamawiających publicznych, w rozumieniu art. 4, art. 5 i art. 6 Ustawy Pzp (Dz. U. 2024, poz. 1320) w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z załączeniem dowodów, że wszystkie zostały wykonane należycie – ze wskazaniem podmiotu, na rzecz którego były wykonane, dat wykonania, zakresu i wartości, -> według wzoru wykazu stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ
7. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny wykonawca nie może złożyć wymaganych przez zamawiającego podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w ust. 6, wykonawca składa inne podmiotowe środki dowodowe, które w wystarczający sposób potwierdzają spełnianie opisanego przez zamawiającego warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej.
8. Podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w ust. 6, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1 oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, pełnomocnictwo, sporządza się w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub dowodem osobistym, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 1557), wskazanych w rozdziale 9 SWZ.
9. Podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.
10. W przypadku, gdy podmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach, zwane dalej „dokumentami potwierdzającymi umocowanie do reprezentowania”, zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, zwane dalej „upoważnionymi podmiotami”, jako dokument elektroniczny, wykonawca przekazuje ten dokument.
I ustępy następne;

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zgodnie z treścią Rozdziału 8:
2. Zgodnie z art. 106, ust. 1 - 3 oraz art. 107, ust. 1 – ust. 4 Ustawy pzp zamawiający żąda dołączenia do oferty przedmiotowych środków dowodowych:
1) W celu potwierdzenia zgodności oferowanej dostawy (subskrypcji oprogramowania biurowego) z wymaganiami i cechami określonymi w Załączniku nr 2 do SWZ – Opisie przedmiotu zamówienia, zgodnie z art. 106, ust. 1 Ustawy Pzp Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą:
a) W przypadku oferowania subskrypcji/ licencji do oprogramowania MS Office 365 A3 -> certyfikatu lub dokumentu równoważnego potwierdzającego posiadanie uprawnień nadanych przez producenta do sprzedaży i dostawy licencji firmy Microsoft;
b) W przypadku oferowania rozwiązania równoważnego do subskrypcji/ licencji do oprogramowania MS Office 365 A3 -> specyfikacji technicznej oferowanego oprogramowania wskazującego na wszystkie funkcjonalności opisane przez Zamawiającego w ustępie II OPZ, a także dokumentów zaświadczających o legalności i posiadanych prawach do udzielania subskrypcji do oferowanego oprogramowania lub dokumenty równoważne.
2) Zamawiający dopuszcza złożenie przedmiotowych środków dowodowych w języku angielskim wraz z tłumaczeniem na język polski. W przypadku tłumaczenia sporządzonego przez Wykonawcę, dokument należy opatrzeć podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub dowodem osobistym (e-dowód).
3) Zamawiający nie będzie wzywał do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.
4) Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenia, o których mowa w ust. 1 składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Dodatkowo zamawiający wskazuje na potrzebę złożenia wraz z ofertą pełnomocnictwa dla wykonawcy reprezentującego wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, jeśli dotyczy.
4. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby -> według wzoru na załączniku nr 5 do SWZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy występujący wspólnie:
a) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do Oferty.
b) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, składają oświadczenia, o których mowa w Rozdziale 8 SWZ, potwierdzające spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
c) Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, jeśli jest to wymagane przez ustawę art. 58 ust 1-5. ustawy Pzp.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zgodnie z treścią paragrafu 5 załącznika nr 3 do specyfikacji warunków zamówienia - wzoru umowy:
1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy, w tym zmiany adresu siedzib będą wymagały pod rygorem nieważności formy pisemnej w postaci aneksu, z wyłączeniem zmiany, o której mowa w §7 ust. 3 (dotyczy osób podanych do realizacji umowy).
2. Strony dopuszczają możliwość zmiany Umowy w następujących przypadkach:
1) zmiana jest korzystna dla Zamawiającego;
2) zmiany obowiązujących przepisów prawa;
3) zaistnienia siły wyższej;
4) zmiany dotyczącej terminu realizacji umowy, jeżeli uzasadnione to będzie okolicznościami leżącymi po stronie Zamawiającego, w szczególności sytuacją finansową, zdolnościami płatniczymi lub warunkami organizacyjnymi
5) zmiany dotyczącej w szczególności terminu realizacji zamówienia, jeżeli zaistniała inna, niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczność prawna, ekonomiczna lub techniczna, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia,
6) wycofania z produkcji przedmiotu umowy (po terminie otwarcia ofert) i zastąpienia go sprzętem o parametrach nie gorszych niż oferowany za cenę taką, jak ustalona w umowie.
3. Zmiany do Umowy następują na pisemny wniosek jednej ze Stron wraz z uzasadnieniem konieczności wprowadzenia tych zmian.
4. Zmiany będą zgodne z reżimami zapisów ustawy pzp, w szczególności art. 439 i 455 Pzp.
5. Zamawiający nie dopuszcza dokonywania przez Wykonawcę cesji praw, w tym wierzytelności wynikających z niniejszej Umowy na osoby trzecie bez uprzedniej, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności, zgody Zamawiającego.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-09-25 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem platformy zakupowej zamawiającego (vide rozdziały 9 oraz 12 SWZ): https://filharmonia-gda.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-09-25 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-10-24

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

UWAGA!
Zamawiający zwraca uwagę, że przedmiot zamówienia obejmuje obok dostawy licencji, również usługę support service w okresie obowiązywania licencji, czyli do 5.11.2026 r. w wymiarze maksymalnie 48 roboczogodzin (maksymalnie 4 roboczogodziny miesięcznie * 12 miesięcy obowiązywania licencji).