Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Zakup skanerów na potrzeby systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Gminie Miejskiej Żory

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Zarząd Budynków Miejskich w Żorach

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 272552119

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Aleja Wojska Polskiego 4 A

1.5.2.) Miejscowość: Żory

1.5.3.) Kod pocztowy: 44-240

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL227 - Rybnicki

1.5.7.) Numer telefonu: 324356344

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp@zbmzory.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://zbmzory.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zakup skanerów na potrzeby systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Gminie Miejskiej Żory

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6ce403ad-fea9-4228-9b11-2829e44a5b80

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00544816

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-11-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00051869/07/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.3 Zakup skanerów na potrzeby systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Gminie Miejskiej Żory

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zory.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://zory.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W postępowaniu o udzieleniu zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy do elektronicznej obsługi
zamówień. Ofertę, oświadczenie, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Szczegóły dotyczące komunikacji zostały opisane SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
"Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego"

Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. informujemy, że :

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Budynków Miejskich z siedzibą w Żorach Al. Wojska Polskiego 4a tel. 324356464
2) inspektorem ochrony danych osobowych w ZBM jest Pani Anna Szelka, kontakt tel.32 4356464, email : ido@zbmzory.pl
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 pkt 1 c ( obowiązek prawny) RODO w celu :
• realizacji postępowań o zamówienie publiczne
• wywiązania się z przepisów Prawo zamówień publicznych
4) Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane
• uczestnikom postępowania zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych
• innym podmiotom na podstawie przepisów prawa,
5) Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego
6) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat.
7) posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania*, ograniczenia przetwarzania**,
8) nie przysługuje Pani/Panu prawo do usunięcia danych osobowych ,przenoszenia danych a także prawo wniesienia sprzeciwu,
9) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych ,
10) podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp ,związanym z uczestnictwem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
11) Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany / profilowane

*Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników
**Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DT.BM.321.1.8.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup skanerów na potrzeby systemu Elektronicznego Zarządzania dokumentacją (EZD) w Gminie Miejskiej Żory.

4.2.6.) Główny kod CPV: 38520000-6 - Skanery

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 21 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryteria: Cena - 60
punktów, Gwarancja na przedmiot zamówienia - 40 punktów

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Gwarancja

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1) Wypełniony formularz ofertowy (zwany dalej ofertą) musi zawierać następujące załączniki:
a. oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy pzp o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, w zakresie wskazanym przez zamawiającego (zgodnie z zał. nr 1 do oferty),
b. wykaz oferowanego sprzętu z podaniem szczegółowej specyfikacji technicznej (zgodnie z załącznikiem nr 2 do oferty),
c. wadium jeżeli wykonawca wnosi wadium w innej formie niż pieniężna,
d. pełnomocnictwo (jeśli dotyczy).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

1. Przystępując do niniejszego postępowania każdy Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości:
1.000,00 zł (słownie: tysiąc złotych 00/100).

Wadium musi posiadać okres ważności nie krótszy niż okres związania ofertą, pod rygorem odrzucenia oferty.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego. W takim przypadku Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja
będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w sposób przewidziany przepisami art. 455 ustawy pzp oraz:
1 Wystąpienie siły wyższej utrudniającej realizację zamówienia. Zmiana umowy w szczególności poprzez:
1) zmiana terminu realizacji zamówienia o tyle dni, ile trwało usuwanie skutków siły wyższej i/lub ustąpienie siły wyższej,
2) zmianę sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych,
3) zmianę zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającą jej zmianę wynagrodzenia lub sposobu rozliczenia wynagrodzenia
wykonawcy, o ile wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy.
2 Wystąpienie czynników obiektywnych niezależnych od Wykonawcy utrudniających realizację zamówienia. Zmiana terminu realizacji zamówienia o tyle dni, ile obiektywnie trwała niemożliwość realizacji zamówienia.
3 Konieczność wykonania dodatkowych usług niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwych do przewidzenia, a które maja wpływ na termin realizacji zamówienia. Zmiana terminu realizacji zamówienia o tyle dni, ile trwało wykonanie dodatkowych usług.
4 Potrzeba wykonania dostaw/usług realizowanych na podstawie art. 455
ust. 1 pkt 3-4 i ust. 2 ustawy PZP. Wydłużenie terminu realizacji zamówienia o tyle dni, ile trwało wykonanie dostaw/usług.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-11-28 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę wraz z załącznikami tylko w formie elektronicznej (podpisaną jednym z podpisów: kwalifikowanym, zaufanym, osobistym) za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem: https://zory.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-11-28 12:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Sprecyzowanie kryteriów oceny ofert:
1 W kryterium 1 w którym Zamawiającemu zależy, aby Wykonawca przedstawił jak najniższy wskaźnik tj. cena – zostanie zastosowany następujący wzór arytmetyczny:
(n : b) x 60

Oferta z najniższą ceną otrzyma 60 punktów, pozostałe proporcjonalnie mniej, gdzie:
a) n – wartość oferty z najmniejszą wartością,
b) b – wartość oferty badanej,
c) 60 – wskaźnik stały.

2 W kryterium 2 okres gwarancji na przedmiot zamówienia ocena punktowa przedstawia się następująco:
a. za udzielnie minimalnej gwarancji - 0 punktów
b. za udzielnie dodatkowych 12 miesięcy lub więcej - 40 punktów:

W niniejszym kryterium Wykonawca może uzyskać maksymalnie 40 pkt.

Zgodnie z SWZ zaoferowany okres gwarancji nie może być krótszy niż 24 miesiące (w przypadku zaoferowania okresu gwarancji krótszego niż 24 miesiące oferta na tę część oferta zostanie odrzucona zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp).

Łączna ilość punktów „K” będąca podstawą wyboru najkorzystniejszej oferty zostanie wyliczona wg wzoru:
K = K1 + K2
Za najkorzystniejszą uznaje się ofertę z największą liczbą punktów.